Bestyrelsesguide

Bestyrelsens hovedopgave er at sikre, at beslutninger og vedtægter vedtaget af generalforsamlingen føres ud i livet. Bestyrelsen står for ledelsen af foreningen i mellem generalforsamlingerne.

Bestyrelsens ansvar for foreningens økonomi

Det er hele bestyrelsen, der har det overordnede ansvar for foreningens ledelse og drift. Herfor også den samlede bestyrelsen der er ansvarlig for foreningens økonomi.

Det er derfor en rigtig god ide at bestyrelsen udarbejder et sæt retningslinjer, herunder specielt om hvem der kan tegne (underskrive og træffe beslutning på vegne af) forening og i hvilke sammenhænge.

Af samme årsag bør det være et fast punkt på dagsordenen til bestyrelsesmøder, at kasserer orientere om udviklingen af foreningens økonomi.

Bestyrelsens hovedopgaver

• Sikre at foreningens vedtægter overholdes
• Sikre eksekvering af generalforsamlingens beslutninger
• Sikre at foreningen udvikles i overensstemmelse med det vedtagne formål
• Sikre at foreningen overholder sine forpligtigelser overfor medlemmerne og de frivillige
• Sikre medlemmernes indflydelse i på foreningen
• Indkalde rettidigt til generalforsamling

Når bestyrelsen vedtager en beslutning så sørg hver gang for at notere ned (og gerne i referatet) hvem der har ansvaret for at beslutningen eksekveres og sæt også en deadline for opfølgning.

Bestyrelsesarbejde handler i høj grad om samarbejde og om at nå til enighed om beslutninger. En bestyrelse der har svært ved at træffe beslutninger, vil naturligt have svært ved at lede foreningen. Fordi samarbejdet er så væsentligt er det altid en rigtig god idé at bestyrelsen lærer hinanden at kende, såvel fagligt som personligt.

Næste skridt er at sikre en fast mødeskabelon, typisk vil dagsordenens faste punkter kunne udgøre en god ramme. Dagsordenen bør udsendes i god tid før møderne så alle medlemmerne har tid til at sætte sig ind i punkterne og forberede sig. Det kan også være en fordel at sætte navne på de bestyrelsesmedlemmer der præsentere punkterne. Herfor er det også vigtigt at dagsordenens punkter er præcise og specifikke.

Lad det være tilladt at stille spørgsmålet ”Hvordan har det du siger nu, relevans for punktet?” – dette skal ikke være en provokation, men en nysgerrighed der sikrer I holder emnerne så konkrete som muligt og bliver på sporet.

Dagsordenens fast punkter

• Valg af ordstyrer og referent
• Godkendelses af referatet fra forrige møde
• Opfølgning på beslutninger og opgaver fra forrige møde
• Status på økonomien (kasseren)
• Orienteringer
• Eventuelt

Nedenstående afsnit beskriver nogle af de opgaver og forpligtigelser som bestyrelsen har ansvaret for. Dette er ikke ensbetydende med at det er bestyrelsen der skal lave det faktiske arbejde, men de skal sikrer at arbejdet bliver udført.

Frister og krav fra det offentlige

Er jeres forening godkendt som en folkeoplysende forening og ønsker i at søge tilskud til jeres aktiviteter og lokaler, kan det kun forventes at ansøgningen bliver behandlet og et tilskud udbetales såfremt ansøgningsfristerne overholdes.

Der kan hele året søges:

• Godkendelse som folkeoplysende forening
• Tilskud fra puljen ”øvrige tilskud”
• Tilskud fra udviklingspuljen

Indsendelse af regnskab

Det er et lovgivningskrav at alle godkendte folkeoplysende foreningerne indsender et regnskab over de modtagne tilskud. Alternativt kan foreningen vælge at indsende det samlede årsregnskab, således der ikke skal udarbejdes to regnskaber.
Regnskabet skal være underskrevet af kasseren og foreningens revisorer. Regnskabsåret skal følge kalenderåret fra 1. januar til 31. december.

• Indsendelsesfristen er d. 1. maj.

Indsendelse af årsberetningen og referat fra generalforsamlingen

Tilskudsberettigede foreninger skal indsende årsberetningen/evaluering og referatet fra foreningens generalforsamling. Dette uploades via Kalundborg Booking og Foreningsportal.

Årsberetning skal være underskrevet af formanden, kassere og dirigenten, referatet skal endvidere underskrives af hele bestyrelsen.

• Indsendelsesfristen er 1. maj.

Børneattester

Alle folkeoplysende foreninger skal i forbindelse med ansøgning om tilskud eller anvisning af lokaler afgive erklæring om, at foreningen indhenter børneattester, i det omfang foreningen ansætter eller beskæftiger personer, der som led i udførelsen af deres opgaver skal have direkte kontakt med børn under 15 år.

Folkeoplysningsudvalget må ikke yde tilskud og anvise lokaler til en forening, hvis der ikke foreligger en underskrevet erklæring om, at foreningen indhenter børneattester.

Erklæring afgives på Kalundborg Booking- og Foreningsportal - www.kalundborg.dk/book.

• Fristen for erklæring om indhentelse af børneattester er 1. december

Foreningens oplysninger er særligt vigtige da disse fremgår af det foreningsoplyste

Bestyrelsen er forpligtet til løbende at ajourføre foreningens og bestyrelsens oplysninger i Kalundborg Kommunes bookingsystem. Foreningens grundoplysninger dækker over:

• Bestyrelsens medlemmer ved navn, adresse, telefon og mail
• Foreningens vedtægter
• CVR nr. 
• Oplysninger om foreningens aktiviteter, hjemmeside og evt. Facebook link

eBoks

Alt kommunikation med det offentlige sker via mail og igennem foreningens eBoks. Det er derfor vigtigt at bestyrelsen løbende kontrollere denne for post.

Bankskifte

I forbindelse med bankskifte skal bestyrelsen sikrer at de nye bank oplysninger ajourføres med foreningens cvr nr., dette gøres via www.virk.dk – Alle tilskud fra folkeoplysningsudvalget udbetales alene via foreningens cvr.nr. (NemKonto).

Foreningen bør én gang årligt afholde generalforsamling.

Indkaldelse til generalforsamling skal ske i overensstemmelse med foreningens vedtægter og det påhviler bestyrelsen at sikre at indkaldelsen sker rettidigt og at der udsende de rigtige informationer.

Med udsendelsen af indkaldelse til generalforsamlingen, skal følge et udkast til dagsordenen samt foreningens regnskab for det forgangne år og budgettet for det følgende år. Dagsordenen til generalforsamling bør minimum indeholde de punkter angivet herunder.

Eksempel på dagsorden til generalforsamling

• Valg af dirigent og referent
• Konstatering af generalforsamlingens gyldighed (rettidig indkaldelse og korrekt udsendt information)
• Årsberetningen (ofte udtrykt som formandens beretning)
• Fremlæggelse af regnskab og budget v. kasseren
• Behandling af evt. ændringsforslag til vedtægterne
• Valg til aktuelle bestyrelsesposter (hvert valg bør have et punkt for sig selv, hvor den siddende bestyrelse ligeså kan udtrykke der evt. indstilling til kandidat)
• Valg af revisorer samt evt. revisorsuppleanter
• Eventuelt

Det konstituerende bestyrelsesmøde er det første bestyrelsesmøde hvor den nyvalgte bestyrelse samles.

Mødet anvendes ofte til planlægning af det kommende bestyrelsesarbejde og til at den nye bestyrelse kan lære hinanden bedre at kende. Mødet bør dog i høj grad også anvendes til overdragelse af arbejdet fra de afgående bestyrelsesmedlemmer.

Den nyvalgte bestyrelsen skal sikre at nedenstående dokumentation underskrives og indsendes til Kalundborg Kommune. Nedenstående tjekliste giver et overblik over dokumenter og påtegningskrav.

Det er bestyrelsesmedlemmerne der har siddet før generalforsamlingen der skal underskrive dokumenterne.

Alle informationerne skal indsendes til Kalundborg Kommune, dog skal forenings- og bestyrelsesoplysninger kun indsendes såfremt der er vedtaget vedtægtsændringer og/eller valgt nye personer ind i foreningens bestyrelse.