Persondata i Fagcenter Børn og Familie

På det specialiserede børne- og ungeområde indsamler og behandler vi i Fagcenter Børn og Familie personoplysninger som et led i vores arbejde. Når vi gør det, er det et lovkrav, at vi giver dig en række oplysninger om, hvordan vi behandler personoplysningerne. Kravet følger af databeskyttelsesforordningen art. 13 og 14 og databeskyttelsesloven. Det er det du kan læse mere om nedenfor. Du kan finde links til selve lovteksten nederst.

Hovedparten af de oplysninger vi behandler om jer, det vil sige dig og dit barn, er oplysninger som I selv har givet os fx i en samtale med en medarbejder fra Fagcenter Børn og Familie, på mail og/eller telefonsamtale. Oplysningerne kan også være indsamlet på et møde du/I har deltaget på, såsom fx et opstarts-/statusmøde, et samarbejdsmøde i dit barns institution eller skole, eller ved en børnesamtale.

Andre oplysninger får vi fra forskellige databaser, for eksempel CPR-registeret, og atter andre oplysninger kan vi have fået fra andre myndigheder eller private. Det kan være fra fx en underretning, en kommune I tidligere har boet i, fra jeres læge eller hospitalet. I nogen tilfælde kan vi også have fået oplysningerne fra Jobcentret, Sundhedstjenesten, PPR, daginstitution, skole eller Fagcenter Børn, Læring og Uddannelse.

Som offentlig myndighed, er vi underlagt Offentlighedslovens §13 der omhandler notatpligt. Dette betyder at vi som offentlig myndighed skal tage notat, snarest muligt, af alle indkomne oplysninger vi er blevet gjort bekendt med, som kan have en betydning for, at der kan træffes afgørelse i en sag. Oplysninger omfattet af notatpligten kan modtages både mundtligt og skriftligt, hvad enten det er i en telefonsamtale, på et møde, en ekstern faglig vurdering, m.m.

Grunden til at vi behandler oplysningerne er for at vi til stadighed skal kunne tilbyde jer de ydelser, som passer bedst til jeres barns/families behov. Det kan være i forhold til behov for hjælp og støtte, både i dagligdagen og i tilfælde af særlige behov, hvis vi fx skal kunne tilbyde jer en tidligt forebyggende foranstaltning; og/eller hvis der skal udarbejdes en børnefaglig undersøgelse. Oplysningerne anvendes altså til forskellige formål i forhold til understøttelse af myndighedsudøvelsen og til at give jer korrekt sagsbehandling. Der kan her være specifikt tale om myndighedsudøvelse jf. barnets lov § 29, 30, 31, 32, 86, og 87.

Vi behandler blandt andet personoplysninger om jer med følgende formål:

• at kunne tilrettelægge indsatser jf. barnets lov §29-31 der bedst muligt skaber sammenhæng mellem det forebyggende arbejde vi i Fagcenter Børn og Familie tilbyder og den målrettede indsats som jeres barn kunne have behov for, eller som du/I som forældre har brug for.
• at kunne træffe afgørelse om foranstaltninger jf. barnets lov §32, da det må anses at være af væsentlig betydning for dit/jeres barns behov for særlig støtte.
• at kunnen yde dækning af nødvendige merudgifter ved forsørgelse i hjemmet af dit/jeres barn under 18 år med betydelig og varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller indgribende kronisk eller langvarig lidelse jf. barnets lov §86.
• at kunne yde hjælp til dækning af tabt arbejdsfortjeneste til dig/jer som forældre, der i hjemmet forsørger dit/jeres barn under 18 år med betydelig og varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller indgribende kronisk eller langvarig lidelse jf. barnets lov §87.
• vi opfylder vores forpligtelser i forbindelse med SSP-arbejdet.

Hvilke kategorier/typer af personoplysninger vi behandler om jer, afhænger i væsentligt omfang af de behov I har.

Vi behandler altid almindelige (ikke-følsomme) oplysninger. Det kan for eksempel dreje sig om navn, adresse og kontaktoplysninger. I visse tilfælde behandler vi også følsomme oplysninger. Vi behandler også fortrolige oplysninger, såsom dit cpr. nr. Det kan for eksempel dreje sig om oplysninger om helbredsforhold og sociale forhold, som kan have indflydelse på dit/jeres barns trivsel.

Grundlaget for vores behandling af oplysninger er:

• Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra a, c og e, og art. 9, stk. 2, litra a, b, f, og g.
• Databeskyttelsesloven § 8, stk. 1 og 2 litra 1-4, og stk. 5, samt § 11, stk. 1 
• Barnets lov
• Retsplejeloven §115
• Offentlighedsloven §13

Har du sendt os oplysninger om strafbare forhold er vores behandling baseret på databeskyttelseslovens § 8, stk. 1 og stk. 2, nr. 3.

Behandling af oplysninger om personnummer sker med henblik på entydig identifikation, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.

Lovgivningerne kan findes i deres helhed på:

• Databeskyttelsesforordningen: https://www.datatilsynet.dk/hvad-siger-reglerne/lovgivning
• Databeskyttelsesloven: https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2018/502
• Serviceloven: https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2020/1287
• Offentlighedsloven: https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2013/606

Jeres oplysninger bliver anvendt internt i kommunen, hvis det er nødvendigt, og hvis det ligger inden for reglerne om videregivelse af oplysninger. Det kan fx være til PPR, Sundhedstjenesten, Fagcenter Børn, Læring og Uddannelse, Jobcentret, m.m.

Som led i kommunens sagsbehandling kan det også være nødvendigt at videregive jeres personoplysninger til andre uden for kommunen. Det kan for eksempel være til systemleverandører, eksterne fagpersoner så som kontaktperson, familiebehandler, læge, psykolog, hospital, psykiatrien, og andre offentlige myndigheder som politiet og andre kommuner. Denne videregivelse vil altid ske inden for rammerne af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesloven samt de øvrige regler vi som kommune er underlagt.

Fagcenter Børn og Familie gør brug af forskellige relevante fagsystemer til at opbevarer dine/jeres oplysninger. Dette er fx DUBU, eDoc, og SOFUS, som alle har et højt sikkerhedsniveau gennem bl.a. firewall, kryptering, VPN, og MitID.

Personoplysninger hentes og opbevares via sikre (krypterede) forbindelser.

Det er lidt forskelligt, hvor længe oplysningerne bevares i kommunen alt afhængig af de sammenhænge de har været behandlet i. Som udgangspunkt opbevares oplysningerne så længe det er relevant for sagsbehandlingen i en aktuel sag.

Oplysninger, som anvendes i forbindelse med dit barns sag i kommunen slettes som udgangspunkt 5 år efter sagen er lukket. Enkelte typer af oplysninger er vi forpligtet til at opbevare i længere tid, det kan fx være i forbindelse med foranstaltninger som anbringelser i plejefamilier eller på opholdssteder.

Hvis du gerne vil have oplyst, hvor længe specifikke oplysninger bliver opbevaret, er du velkommen til at kontakte Fagcenter Børn og Familie.

Fagcenter Børn og Familie
Holbækvej 141B
4400 Kalundborg
Tlf.: 59534400
E-mail: postbornfamilie@kalundborg.dk

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig og dit barn. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Du har følgende rettigheder:

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger. Eksempelvis om, hvor vi har oplysningerne fra.

Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet. Du har også ret til at få dine oplysninger suppleret med yderligere oplysninger, hvis dette vil gøre dine personoplysninger mere fuldstændige og/eller ajourførte.

Ret til sletning
Som udgangspunkt må vi som offentlig myndighed ikke slette dine oplysninger, kun i ganske få tilfælde vil det kunne lade sig gøre. Kontakt os, hvis der er oplysninger som du mener skal slettes.

Ret til indsigelse
Du har ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynet vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Det er Kalundborg Kommune, som er dataansvarlig, og du har altid mulighed for at kontakte os, hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger.

Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren (DPO)

Kontaktoplysninger DPO

Du har ret til at klage til Datatilsynet over indsamling og registrering mv. af oplysninger om dig:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Telefon: 33 19 32 00
Dt@datatilsynet.dk