Baggrund
På skoleområdet behandler personoplysninger som et led i vores arbejde. Når vi gør det, er der krav om, at vi giver dig en række oplysninger om, hvordan vi behandler personoplysningerne. Kravet følger af databeskyttelsesforordningen art. 13 og 14 og databeskyttelsesloven. Det er det du kan læse mere om nedenfor. Du kan finde links til selve lovteksten nederst.
Hvor har vi oplysningerne fra?
Hovedparten af de oplysninger vi behandler om jer, det vil sige dig og dit barn, er oplysninger som I selv har givet os for eksempel ved indmeldelse skole eller i forbindelse med overgangen fra daginstitution til skole. Andre oplysninger får vi fra forskellige databaser, for eksempel CPR-registeret, og atter andre oplysninger kan vi have fået fra andre myndigheder eller private. Det kan være fra for eksempel en kommune I tidligere har boet i, fra jeres læge eller hospitalet. Eller for eksempel fra Sundhedstjenesten, SSP, PPR eller Fagcenter Børn og Familie.
Formålet med vores behandling af jeres oplysninger
Formålet med at vi behandler oplysningerne er, at vi efter folkeskoleloven har pligt til at tilbyde folkeskoleundervisning til alle børn og unge i kommunen, der er i den skolepligtige alder. Oplysningerne anvendes til forskellige formål i forhold til understøttelse af myndighedsudøvelsen og til at give jer korrekt sagsbehandling.
Vi behandler blandt andet personoplysninger om jer med følgende formål:
- for at imødekomme kravet om, at vi skal skabe sammenhæng og kontinuitet i og imellem dag- og skoletilbud.
- for at opfylde kravene i folkeskoleloven om, at vi sammen med jer forældre skal give eleverne kundskaber og færdigheder.
- for at opfylde kravene i folkeskoleloven om at udvikle arbejdsmetoder og skabe rammer for oplevelse, fordybelse og virkelyst.
- for at opfylde kravene i folkeskoleloven om at forberede eleverne til deltagelse, medansvar, rettigheder og pligter i et samfund med frihed og folkestyre.
- for til stadighed at kunne tilbyde dit barn et relevant undervisnings-, skole- og SFO-tilbud, herunder på Kalundborg Ungdomsskole i forbindelse med turbo-forløb
- for at vurdere om der er behov for hjælp og støtte i forskellige sammenhænge, for eksempel i forbindelse med ordblindhed og sproglig og motorisk udvikling
- for at understøtte UU-arbejdet (Ungdommens Uddannelsesvejledning) og arbejdet i PPR (Pædagogisk Psykologisk Rådgivning)
- for at behandle sager om befordring i forskellige sammenhænge
- for at afholde skolevalg
- for at Skolesundhedstjenesten kan løse sine opgaver
- for at bidrage til SSP-indsatser
- for at opfylde krav om indberetninger til ministerier mv. i forbindelse med Nationale test, trivselsmålinger, karakterer mv.
- for at kunne udarbejde information til ledelse og beslutningstagere og statistik, så vi kan vurdere den demografiske udvikling. Her vil oplysningerne i videst muligt omfang blive anonymiseret.
- for at informere om institutionernes og kommunens virke internt og udadtil i for eksempel brochurer og på kommunens hjemmeside – det gælder også for foto, video og lydfiler
- for at understøtte uddannelse internt, udvikle undervisningen/kollegasparring og uddannelsen af studerende.
Samtidig skal vi administrativt understøtte de forpligtelser, der følger i forbindelse med dit barns skolegang. Det gælder både behandling af eventuel aktindsigt/anmodning om indsigt og naturligvis også arkivering.
Vi er opmærksomme på at minimere behandlingen oplysninger, så vi kun behandler de oplysninger, der er nødvendige for at opfylde formålene med behandlingen.
Kategorier af oplysninger
Hvilke kategorier/typer af personoplysninger vi behandler om jer, afhænger i væsentligt omfang af de behov I har.
Vi behandler altid almindelige (ikke-følsomme) oplysninger. Det kan for eksempel dreje sig om navn, adresse, cpr.nr og kontaktoplysninger. I visse tilfælde behandler vi også følsomme oplysninger og fortrolige oplysninger. Det kan for eksempel dreje sig om oplysninger om helbredsforhold og sociale forhold, som kan have indflydelse på barnets trivsel.
Retsgrundlaget for behandlingen
Vi behandler elevens personoplysninger efter EU persondataforordning 2016/679 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og dansk lov på området.
Vores lovhjemmel er artikel 6, stk. 1, litra e i databeskyttelsesforordningen for så vidt angår de opgaver, som kommunen er forpligtet til at varetage ved lov, fx selve folkeskolens undervisning.
For så vidt angår behandling af særlige kategorier af personoplysninger, er vores hjemmel til behandlingen art. 9, stk. 1, litra f i databeskyttelsesforordningen.
Foto og video
Kalundborg Kommune kan anvende ikke-udstillende fotos og videoer fra undervisnings- og pausesituationer i skoler og SFO til for eksempel brug på skolernes hjemmeside til tiltrækning af både lærere og elever.
Vi er meget bevidste om, at brugen altid skal være saglig og etisk forsvarlig.
Retsgrundlaget
Grundlaget for vores behandling af oplysninger er:
- Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra e og c for så vidt angår almindelige personoplysninger, og art. 9, stk. 2, litra b og f for så vidt angår følsomme personoplysninger.
- Databeskyttelsesloven § 8 for så vidt angår oplysninger om strafbare forhold
- Databeskyttelsesloven § 11 for så vidt angår CPR-numre
- Folkeskoleloven
- Dagtilbudsloven § 7
Lovgivningen kan findes i sin helhed på:
Databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven: hvad siger reglerne/lovgivning
Folkeskoleloven
Dagtilbudsloven
Opbevaring af personoplysninger
Kalundborg Kommune bruger fagsystemer, som alle har et højt sikkerhedsniveau gennem blandt andet brug af firewall, kryptering af data og 2-faktorlogin med MitID/ErhvervsID. Personoplysninger hentes og opbevares via sikre (krypterede) forbindelser.
Det er forskelligt, hvor længe oplysningerne bevares i kommunen alt afhængig af de sammenhænge de har været behandlet i. Som udgangspunkt opbevares oplysningerne så længe det er relevant for sagsbehandlingen i en aktuel sag.
Oplysninger, som anvendes i forbindelse med dit barns tilknytning til vores skoler, gemmes i den tidsperiode barnet er tilknyttet skolen og slettes/arkiveres som udgangspunkt 5 år efter at barnet er stoppet i skole i kommunen. Enkelte typer af oplysninger er vi forpligtet til at opbevare i længere tid, det kan for eksempel være eksamensbeviser. Visse sagsdokumenter gemmes jf. arkivloven.
3 måneder efter eleven ikke går i skole i Kalundborg Kommune mere, slettes elevens produktioner i OneDrive.
Hvis du gerne vil have oplyst, hvor længe specifikke oplysninger bliver opbevaret, er du velkommen til at kontakte Fagcenter for Børn, Læring og Uddannelse.
Digitale portaler - Herunder overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer
Digitale læringsportaler
Kalundborg Kommunes skoler har adgang til en bred vifte af digitale læringsportaler fra et stort udvalg af forlag. Dette for at sikre, at eleverne møder varierede og opdaterede materialer, der understøtter deres læring og udvikling. Det digitale anvendes ikke blot, fordi det er digitalt, men fordi det kan bidrage til fagligheden.
Kommunikationsplatformen AULA
Du bliver særskilt oplyst om vores behandling af dine personoplysninger i kommunikationsplatformen AULA i selve AULA-systemet.
Privatlivspolitik for brug af Aula
For en god ordens skyld vil vi dog gøre opmærksom på, at du som bruger være tryg i at dine oplysninger i Aula ikke overføres til tredjelande. Det er udelukkende ved juridisk anmodning fra en offentlig myndighed i et tredjeland, at der vil være tale om en tilsigtet overførsel af personoplysninger til tredjeland. Sandsynligheden for at det sker vurderes til at være lille.
Skolevalg.dk
Skolevalg er en autentisk gennemført valghandling for 8., 9. og 10. klasser i hele landet.
Du finder oplysning om Skolevalgs behandling af personoplysninger her.
Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.
Du har følgende rettigheder:
- Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger. For eksempel om, hvor vi har oplysningerne fra.
- Ret til berigtigelse (rettelse).
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet. Du har også ret til at få dine oplysninger suppleret med yderligere oplysninger, hvis dette vil gøre dine personoplysninger mere fuldstændige og/eller ajourførte.
- Ret til sletning.
Som udgangspunkt må vi som offentlig myndighed ikke slette dine oplysninger, kun i ganske få tilfælde vil det kunne lade sig gøre. Kontakt os, hvis der er oplysninger som du mener skal slettes.
- Ret til begrænsning af behandling.
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
- Ret til indsigelse.
Du har ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
- Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet).
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynet vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på Datatilsynets hjemmeside.
Databeskyttelsesrådgiver (DPO)
For spørgsmål om dine Databeskyttelsesrettigheder og begæring om indsigt m.m., kontakt da venligst vores Databeskyttelsesrådgiver (DPO).
Du finder oplysninger om kommunens DPO her.
Klage
Det er Kalundborg Kommune, som er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, og du har altid mulighed for at kontakte os, hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger.
Du har ret til at klage til Datatilsynet over vores behandling af dine personoplysninger. Hvis du vil klage, kan du finde Datatilsynets kontaktoplysninger på datatilsynets hjemmeside
Datatilsynets hjemmeside