Persondata i dagpleje og dagtilbud

Hovedparten af de oplysninger vi behandler om jer, det vil sige dig og dit barn, er oplysninger som I selv har givet os for eksempel ved opskrivning til institutionsplads mv. Andre oplysninger får vi fra forskellige databaser, for eksempel CPR-registeret, og atter andre oplysninger kan vi have fået fra andre myndigheder eller private. Det kan være fra for eksempel en kommune I tidligere har boet i, fra jeres læge eller hospitalet. I nogen tilfælde kan vi også have fået oplysningerne fra Sundhedstjenesten, PPR eller Fagcenter Børn og Familie m.fl.

Grunden til at vi behandler oplysningerne er for at vi til stadighed skal kunne tilbyde jer de ydelser, som passer bedst til jeres families behov. Det kan være i forhold til behov for hjælp og støtte, både i dagligdagen og i tilfælde af særlige behov. Det kan være i forbindelse med valg af dagtilbud, vurdering af skoleparathed, sproglig og motorisk udvikling mv. Oplysningerne anvendes til forskellige formål i forhold til understøttelse af myndighedsudøvelsen og til at give jer korrekt sagsbehandling.

Vi behandler blandt andet personoplysninger om jer med følgende formål:

• for til stadighed at kunne tilbyde dit barn et relevant dagtilbud og skoletilbud,
• for at opfylde kravene i daginstitutionsloven om, at vi skal støtte og fremme børn og unges trivsel, udvikling og læring samt
• for at imødekomme kravet om, at vi skal skabe sammenhæng og kontinuitet i og imellem dag- og skoletilbud.
• for at kunne udarbejde information til ledelse og beslutningstagere og statistik, så vi kan vurdere den demografiske udvikling. Her vil oplysningerne i videst muligt omfang blive anonymiseret.
• for at informere om institutionernes og kommunens virke internt og udadtil i for eksempel brochurer og på kommunens hjemmeside – det gælder også for foto, video og lydfiler
• for at understøtte uddannelse internt og af pædagogstuderende, pædagogisk udvikling og tilsvarende.

Hvilke kategorier/typer af personoplysninger vi behandler om jer, afhænger i væsentligt omfang af de behov i har.

Vi behandler altid almindelige (ikke-følsomme) oplysninger. Det kan for eksempel dreje sig om navn, adresse, cpr.nr og kontaktoplysninger.

I visse tilfælde behandler vi også følsomme oplysninger og fortrolige oplysninger. Det kan for eksempel dreje sig om oplysninger om helbredsforhold og sociale forhold, som kan have indflydelse på barnets trivsel.

Foto og video

I Kalundborg Kommune bruger vi fotos, videooptagelser og lydfiler. Det gør vi som et redskab i forbindelse med pædagogisk tilsyn og det pædagogiske arbejde, for at følge børnenes udvikling i forhold til for eksempel motorik og tale og for at kvalificere personalets viden om børnene.

Vi er meget bevidste om, at brugen altid skal være saglig og etisk forsvarlig.

Grundlaget for vores behandling af oplysninger er:

• Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra a, c og e, og art. 9, stk. 2, litra a, b, f, og g.
• Databeskyttelsesloven § 8, stk. 1 og 2 litra 1-4, og stk. 5, samt § 11, stk. 1  
• Dagtilbudsloven § 1 og § 7, samt serviceloven § 153

Har du sendt os oplysninger om strafbare forhold er vores behandling baseret på databeskyttelseslovens § 8, stk. 1 og stk. 2, nr. 3.

Behandling af oplysninger om personnummer sker med henblik på entydig identifikation, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.

Lovgivningen kan findes i sin helhed på:

• Databeskyttelsesforordningen
• Databeskyttelsesloven  
• Dagtilbudsloven
• Serviceloven

Jeres oplysninger bliver anvendt internt i kommunen, hvis det er nødvendigt og hvis det ligger inden for reglerne om videregivelse af oplysninger. Det kan for eksempel være fra institutionen til administrationen og barnets kommende skole, til PPR, talepædagog og Sundhedstjenesten.

Som led i kommunens sagsbehandling kan det også være nødvendigt at videregive jeres personoplysninger til andre uden for kommunen. Det kan for eksempel være til systemleverandører, eksterne fagpersoner så som læge, psykolog, hospital, og andre offentlige myndigheder som politiet og andre kommuner. Denne videregivelse vil altid ske inden for rammerne af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesloven samt de øvrige regler vi som kommune er underlagt.  

Kalundborg Kommune bruger blandt andet Aula til at opbevare oplysninger samt relevante fagsystemer, som alle har et højt sikkerhedsniveau gennem bl.a. brug af firewall, kryptering og MitID. Personoplysninger hentes og opbevares via sikre (krypterede) forbindelser.

Det er lidt forskelligt, hvor længe oplysningerne bevares i kommunen alt afhængig af de sammenhænge de har været behandlet i. Som udgangspunkt opbevares oplysningerne så længe det er relevant for sagsbehandlingen i en aktuel sag.

Oplysninger, som anvendes i forbindelse med dit barns tilknytning til kommunens institutioner, gemmes i den tidsperiode barnet er tilknyttet institutionen og slettes som udgangspunkt 5 år efter at barnet er stoppet i institutionen. Enkelte typer af oplysninger er vi forpligtet til at opbevare i længere tid, det kan for eksempel være eksamensbeviser.

Hvis du gerne vil have oplyst, hvor længe specifikke oplysninger bliver opbevaret, er du velkommen til at kontakte Fagcenter for Børn, Læring og Uddannelse.

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig og dit barn. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Du har følgende rettigheder:

• Ret til at se oplysninger (indsigtsret). 
  Ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger. Eksempelvis om, hvor vi har oplysningerne fra.
• Ret til berigtigelse (rettelse). 
  Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet. Du har også ret til at få dine oplysninger suppleret med yderligere oplysninger, hvis dette vil gøre dine personoplysninger mere fuldstændige og/eller ajourførte.
• Ret til sletning.
  Som udgangspunkt må vi som offentlig myndighed ikke slette dine oplysninger, kun i ganske få tilfælde vil det kunne lade sig gøre. Kontakt os, hvis der er oplysninger som du mener skal slettes.
• Ret til indsigelse.
  Du har ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynet vejledning om de registreredes rettigheder. 

Det er Kalundborg Kommune, som er dataansvarlig, og du har altid mulighed for at kontakte os, hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger.

Kommunen har også en Databeskyttelsesrådgiver (DPO). Kontaktoplysninger Kalundborg Kommunes DPO

Du har ret til at klage til Datatilsynet over indsamling og registrering mv. af oplysninger om dig:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby

Telefon: 33 19 32 00
Mailadresse: Dt@datatilsynet.dk

For at sikre at Aula systemet efterlever og overholder gældende love om beskyttelse og håndtering af persondata er følgende hovedregler bygget ind:

Data gemmes 15 måneder efter barn, elev eller forældre har mistet tilknytning til alle institutioner, og derfor ikke længere er bruger af Aula. Herefter slettes data automatisk af Aula systemet. Denne regel betegnes som ”Generel regel”.

Adgang til Aula og til data i Aula fjernes for brugeren, når en tilknytning mellem brugeren og en institution ikke længere er til stede.

Tredjelandsoverførsler af data

Du kan som bruger af Aula være tryg i at dine oplysninger ikke overføres til tredjelande. Det er KUN ved juridisk anmodning fra en offentlig myndighed i et tredjeland, at der vil være tale om en tilsigtet overførsel af personoplysninger til tredjeland. Sandsynligheden for at det sker vurderes til at være lille.