Digitalisering og IT

Vigtigt for ansatte i Kalundborg kommune

Digitalisering og IT anbefaler, at du skifter din adgangskode, når du er på din arbejdsplads. Hvis du fx arbejder hjemmefra, er det vigtigt, at du er tilsluttet VPN-forbindelsen, når du skifter din adgangskode. Hvis du skifter din adgangskode, uden at være forbundet til det sikre netværk (VPN er også en del af det sikre netværk), vil du have forskellige adgangskoder på dine enheder, hvilket kan give udfordringer med login.

Hvilken måde du skal skifte adgangskode på, afhænger af hvordan du har adgang til Kalundborg kommunes IT-miljø. Se nedenstående vejledning, og vælg den metode, som passer til dig.

Nuværende og nye medarbejdere – hvis du ikke kender din kode

• Når du står på log on billedet med brugernavn og adgangskodefelterne, skal du klikke på ”Nulstil adgangskode”.
• Log ind med Solo ID eller Mit ID, og vælg en ny adgangskode.

Du kan også skifte din kode via https://registrering.kalundborg.dk.

Vejledning til brug af Registreringsportalen finder du her: Vejledning til Registreringsportalen

Nuværende medarbejdere - hvis du kender din adgangskode

Du kan enten skifte din adgangskode, når du er fysisk til stede på din arbejdsplads, eller hvis du er forbundet til ethvert andet netværk, og samtidig tilsluttet VPN-forbindelsen.

• Tryk Ctrl + Alt + Delete på dit tastatur
• Vælg ”Skift en adgangskode”
• Følg instruktionen på skærmen.

Se mere i vejledningen på KAI: Nulstil Adgangskode

Husk at hvis din mailadresse er sat op på en tablet eller smartphone, skal koden opdateres på hver enkelt mobile enhed, når du har skiftet den på computeren.

Nye medarbejdere og eksterne konsulenter

Hvis du skal skifte din kode, eller lave en ny kode for første gang, foregår dette via Kalundborg kommunes Registreringsportal: https://registrering.kalundborg.dk

Vejledning til brug af Registreringsportalen finder du her: Vejledning til Registreringsportalen

Dette er til dig, som fx arbejder hjemmefra, på en PC udleveret af Kalundborg Kommune. 

Med Kalundborg Kommunes VPN-forbindelse har du direkte til de programmer du er tildelt, ligesom hvis du var fysisk til stede på arbejdspladsen. Din computer har også adgang til at hente nødvendige opdateringer fra Software Center.

Før du kan benytte VPN-forbindelsen, skal den installeres på din PC – det sker automatisk, når du logger på computeren, mens du er til stede på din arbejdsplads. Tjek gerne, at VPN-er installeret på din computer, inden du tager den med hjem.

Du kan tjekke om VPN-forbindelsen er installeret ved at trykke på netværksforbindelser i nederste, højre hjørne af din skærm. På listen over tilgængelige netværksforbindelser, skal der være en linje, som hedder ”Kalundborg Always On VPN”.

Log på via Kalundborg Kommunes VPN

Når du skal arbejde hjemmefra, skal du både være tilsluttet dit eget netværk og Kalundborg kommunes VPN-forbindelse. Tjek om VPN-forbindelsen er slået til ved at trykke på netværksforbindelser i nederste, højre hjørne af din skærm. Ved Kalundborg Always On VPN skal der stå Tilsluttet. Gør der ikke det, kan du trykke Opret forbindelse.

Det skal understreges, at denne mulighed kun kan benyttes på PC'ere, som er udleveret af Kalundborg Kommune - privat udstyr kan ikke benyttes.

Hvis du har spørgsmål til dette - eller har programmer du ikke kan anvende, kan du sende en mail til Serviceportalen@kalundborg.dk, eller kontakte Digitalisering og IT på tlf. 59 53 48 00.

På visse webportaler vil du blive bedt om at logge ind med et ekstra identifikationsmiddel, udover blot din adgangskode. Dette kaldes for 2-faktor login.

Her skal du anvende en app ved navn OS2faktor. Du skal installere appen på din smartphone, og derefter validere dig med dit private MitID. Dette bliver du guidet igennem, når du åbner appen. Du kan se mere om opsætning af appen i linket herunder.

Vejledning til OS2 faktor og login.kalundborg.dk

Regler for eksterne konsulenters opkobling til Kalundborg Kommunes IT-Miljø

I forbindelse med support o.lign. er det muligt for eksterne konsulenter at opnå adgang til Kalundborg Kommunes IT-Miljø, med henblik på udelukkende at give IT-support og være behjælpelig med udvikling af nye IT-løsninger.

Det er vigtigt og systemejers ansvar at adgangen til data begrænses til et minimum. Det vil sige der kun må gives adgang til de data der skal behandles.

For at opnå adgang både internt fra Kalundborg Kommunes lokationer men også via vores webinterface er der visse betingelser der skal være opfyldt.

• https://kalundborg.privilegecloud.cyberark.com 
  (hvis linket ikke virker, prøv og kopier URL'en over i nyt browservindue)

Adgangen gives kun til enkeltpersoner. Det er IKKE tilladt at der oprettes brugerkonti der deles af flere personer. Hvis en leverandør har flere konsulenter der skal have adgang, skal hver enkelt have sin egen brugerkonto.

Leverandøren har desuden pligt til at afmelde en konsulent, såfremt vedkommende ikke længere skal supportere Kalundborg Kommune.

Adgangen skal godkendes af Kalundborg Kommunes Digitaliserings- og IT chef.
Alle godkendte brugerkonti skal gennemgås mindst én gang om året, og tages op til vurdering. Konti der ikke længere benyttes skal slettes fra KK-domænet. Ved sletning bedes dette meddelt den enkelte leverandør.

Når leverandøren skal benytte sin konto, bedes vedkommende ringe til sin kontakt i kommunen. Brugerkonti åbnes for et kortere tidsrum ad gangen, afhængig af opgaven der skal udføres. 

​Der oprettes kun brugerkonto specifikt til de områder/servere der er relevant for den enkelte leverandør/konsulent.
Når brugerkontoen er godkendt og oprettet, fremsendes der e-mail til konsulenten om hvordan der kobles op til Kalundborg Kommune.

IT-autorisationsformular til brug for eksterne konsulenter

Formularen SKAL startes op af den eksterne virksomhed (leverandøren).

Formularen kan startes op af konsulenten der skal have adgang eller af konsulentens chef, og begge parter skal underskrive digitalt.

Vær opmærksom på, at der tidligt i processen står ”Inviter part” – her et det vigtig at der skrives mailadressen på den næste der skal underskrive formularen.

• IT-autorisationsformular + tavshedserklæring - eksterne konsulenter (nyt vindue)

Kalundborg Kommune behandler personoplysninger om dig, i forbindelse med udstedelse af dit brugerlogin og kodeord til kommunens netværk. Kalundborg Kommune behandler dine personoplysninger for at administrere vores netværk på en sikker og forsvarlig måde.

Personoplysningerne indsamles hos dig ved udstedelse af brugerlogin i Kalundborg Kommune.

Retsgrundlaget for at behandle dine oplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

Kalundborg Kommunes lovformelige CVR-nummer er følgende: 29189595

Kategorier af personoplysninger

I forbindelse med ovenstående opgaver vil Kalundborg Kommune behandle følgende personoplysninger om dig:

• Almindelige personoplysninger
• Navn, CPR-nummer, oplysninger om MitID
• Personoplysninger vedr. straffedomme, lovovertrædelser mv.
• Kommunen indhenter straffeattest, hvor dette er relevant.

Andre modtagere af dine oplysninger

Kalundborg Kommune udveksler ikke unødigt oplysninger. De oplysninger, som du har afgivet til Kalundborg Kommune, udveksles kun i det omfang og til dem, det er nødvendigt for at udføre brugeroprettelsen og –administrationen.

Kalundborg Kommune udveksler dit CPR-nummer og dine oplysninger om MitID med NemLog-in3, for at verificere din identitet ved brugeroprettelse, og for at beskytte din konto i den daglige brug.

Forventede tidsfrister for sletning af personoplysninger

Kalundborg Kommune gemmer ovenstående informationer, så længe de er nødvendige for at overholde kontraktlige forpligtelser mellem bruger og Kalundborg Kommune. Efter behandlingen ophører med at være nødvendig, opbevarer Kalundborg Kommune oplysningerne i 5 år plus indeværende forretnings år.

Dine rettigheder

Du har en række rettigheder i forhold til den behandling af dine personoplysninger, som Kalundborg Kommune varetager.

Disse omfatter:

• Ret til indsigt i dine personoplysninger
• Ret til berigtigelse af dine personoplysninger
• Ret til sletning af dine personoplysninger
• Ret til begrænsning af behandling af dine personoplysninger
• Ret til indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger
• Ret til dataportabilitet

Ønsker du at indgive en konkret anmodning i henhold til dine rettigheder, skal du kontakte kommunen via Kalundborg Kommunes hjemmeside 'Sådan behandler vi dine personoplysninger' (under 'Dine rettigheder').

Du har ret til at klage over behandlingen af dine personoplysninger til datatilsynet. Dette kan gøres på datatilsynets hjemmeside:

https://www.datatilsynet.dk/ 

Dit ansvar for brug af login

Ved udlevering af elektroniske loginmidler (brugernavn, adgangskode, SoloID app ea) påtager du som modtagende bruger ansvar

for login med dette loginmiddel, og godkender at du forstår nedenstående forudsætninger for udleveringen med gældende betingelser.

Betingelser til ejeren af elektroniske loginmidler omfatter:

1. Du skal være særlig opmærksom på, at dine elektroniske loginmidler er streng personlige.
    
2. At du alene anvender dine elektroniske loginmidler i overensstemmelse med Kalundborg Kommunes gældende sikkerhedspolitik og tilknyttede retningslinjer for IT-brugere.
    
3. At du ikke overdrager dine elektroniske loginmidler til andre.
    
4. At du giver fyldestgørende og korrekte svar på alle anmodninger om information i ansøgningsprocessen.
    
5. At du tager rimelige forholdsregler for at beskytte dine elektroniske loginmidler.
    
6. At du omgående anmoder om spærring, eller selv spærrer, dine elektroniske loginmidler i tilfælde af kompromittering eller mistanke om kompromittering af disse.
    
7. At du omgående anmoder om fornyelse af dine elektroniske loginmidler, hvis indholdet af disse ikke længere er i overensstemmelse med de faktiske forhold. (for eksempel hvis du skifter navn)

 

Spørgsmål til disse betingelser kan rettes til Digitalisering og IT, Kalundborg Kommune på telefon 59 53 48 00.