Behandling af personoplysninger og oplysningspligt

Her kan du læse om, hvordan vi behandler dine personoplysninger i Kalundborg Kommune i forbindelse med dit valg til Kommunalbestyrelsen og/eller udvalg.

Baggrund

I Kalundborg Kommune behandler vi personoplysninger som led i vores arbejde. Når vi gør det, er det et krav, at vi giver dig en række oplysninger om, hvordan vi behandler personoplysningerne. Kravet følger af databeskyttelsesforordningens artikel 13 og 14. Det kan du læse mere om nedenfor. Nederst finder du også et link til forordningens tekst.

Hvor har vi personoplysningerne fra

Hovedparten af de oplysninger vi har om dig, er oplysninger du selv har givet os. Andre oplysninger får vi fra forskellige databaser, for eksempel CPR-registret, og atter andre oplysninger kan vi have fået fra andre myndigheder, den partiforening du er medlem af?

Formålet med vores behandling af dine personoplysninger

Formålet med, at vi behandler dine personoplysninger er, at vi i anledning af dit valg til Kommunalbestyrelsen/udvalg administrativt skal understøtte de forpligtelser, der følger i den forbindelse.

Med følgende specifikke formål behandler vi blandt andet oplysninger om dig:

• Lønadministration/vederlag/udlæg
• Administration i forbindelse med befordring
• Afholdelse af kommunalbestyrelsesmøder
• Oprettelse på og brug af Kalundborg Kommunes netværk
• Offentliggørelse/indberetning af valg til kommunalbestyrelsen og diverse udvalg
• Pressemeddelelser i forbindelse med og i kraft af valg til kommunalbestyrelsen/udvalg
• Administration i forbindelse med kurser/konferencer/seminarer mv.
• Administration i forbindelse med udpegning til bestyrelser
• Vurdering af valgbarhed
• Arkivering
• Behandling af sager om aktindsigt

Kategorier af oplysninger

Vi behandler flere typer af oplysninger om dig i anledning af dit valg. Vi behandler altid almindelige (ikke-følsomme) oplysninger. Det kan for eksempel dreje sig om navn, adresse og kontaktoplysninger. Vi behandler også fortrolige oplysninger såsom CPR-nummer. I visse tilfælde behandler vi følsomme oplysninger. Det kan for eksempel være oplysninger om helbredsforhold, partitilhørsforhold og oplysninger om straffedomme og lovovertrædelser.

Foto og video

I Kalundborg Kommune bruger vi fotos, video og lydfiler. Det gør vi blandt andet til brug for kommunens pressemeddelelser, informationsmateriale og optagelse af kommunalbestyrelsesmøder.

Vi er meget bevidste om, at brugen altid skal være saglig og etisk forsvarlig.

Retsgrundlaget

Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, c og e og artikel 9, stk. 2, litra a, b, e, f og g.

Behandlingen af oplysninger om straffedomme og lovovertrædelser er baseret på databeskyttelseslovens § 8, stk. 1, 2 og 5.

Behandling af oplysninger om personnummer sker med henblik på entydig identifikation, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.

For så vidt angår arkivering er behandlingshjemlen databeskyttelseslovens § 14.

Lov om kommunernes styrelse § 2, og særligt kapitel 2 og 3.

Du kan finde lovgivningen i sin helhed på:

Databeskyttelsesforordningen: Lovgivning (datatilsynet.dk)

Databeskyttelsesloven: Databeskyttelsesloven (retsinformation.dk)

Lov om kommunernes styrelse: Kommunestyrelsesloven (retsinformation.dk)

Modtagere af dine oplysninger

Dine personoplysninger bliver anvendt internt i kommunen, når det er nødvendigt og ligger inden for rammerne for videregivelse.

Dine personoplysninger bliver videregivet til andre uden for Kalundborg Kommune. Det kan for eksempel være til systemleverandører eller KL i forbindelse med valg og befordring eller til andre offentlige myndigheder såsom politiet. I forbindelse med for eksempel konferencer, vil dine personoplysninger også bliver videregivet til konferencecentre mv.

Videregivelsen vil altid ske inden for de lovmæssige rammer vi som kommune er underlagt.

Opbevaring af personoplysninger

Det er forskelligt, hvor længe vi opbevarer dine oplysninger i Kalundborg Kommune. Vores kriterie for opbevaringen er, at personoplysningerne opbevares så længe det er relevant og nødvendigt.

Hvis du gerne vil have oplyst, hvor længe specifikke oplysninger bliver opbevaret, er du velkommen til at kontakte Organisationsstaben.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Du har følgende rettigheder:

• Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger. Eksempelvis om, hvor vi har oplysningerne fra.

• Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet. Du har også ret til at få dine oplysninger suppleret med yderligere oplysninger, hvis dette vil gøre dine personoplysninger mere fuldstændige og/eller ajourførte.

• Ret til sletning

Som udgangspunkt må vi som offentlig myndighed ikke slette dine oplysninger, kun i ganske få tilfælde vil det kunne lade sig gøre. Kontakt os, hvis der er oplysninger som du mener skal slettes.

• Ret til begrænsning af behandling

Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

• Ret til indsigelse

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

• Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynet vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Det er Kalundborg Kommune, som er dataansvarlig, og du har altid mulighed for at kontakte os, hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger.

Kommunen har også en Databeskyttelsesrådgiver. Kalundborg Kommunes databeskyttelsesrådgiver (DPO) er:

Bech-Bruun Advokatpartnerselskab

CVR. Nr. 38 53 80 71

Gdanskgade 18

2150 Nordhavn

Telefon: 72 27 30 02

Dpo.kalundborg@bechbruun.com

Du kan også kontakte kommunens DPO via dette link: https://dpo.bechbruun.com/kalundborg/

Du har ret til at klage til Datatilsynet over indsamling og registrering mv. af oplysninger om dig:

Datatilsynet

Carl Jacobsens Vej 35

2500 Valby

Telefon: 33 19 32 00

Dt@datatilsynet.dk