Principper for økonomistyring

Lovgrundlag

Kasse- og Regnskabsregulativet skal medvirke til den praktiske udmøntning af styrelses-lovens § 42, stk. 7, om, at 

”Kommunalbestyrelsen fastsætter de nærmere regler for indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen inden for kasse- og regnskabsvæsenet. Regulativet tilstilles den kommunale revision, som tillige skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før de sættes i kraft.”

Formål

• tilstrækkelige værktøjer til styring af kommunens økonomi
• en korrekt administration af kommunens kasse- og regnskabsvæsen
• en præcisering af budget- og ledelsesansvar
• interne opfølgninger, som tager udgangspunkt i en afvejning af væsentlighed og risiko.

Forholdet til kommunens generelle styringsprincipper

Regelsættet beskriver kun de af kommunens helt overordnede organisatoriske og sty-ringsmæssige principper, som har en væsentlig rolle med hensyn til økonomistyring. 

Beskrivelsen heraf er ganske kortfattet, men der skal i relevant omfang være et link til den fulde beskrivelse heraf. 

I praksis fungerer regelsættet som en portal til diverse beslutninger, regelsæt o.a. 

Regelsættet suppleres af uddybende bilag m.m., som i mere detaljeret grad beskriver, hvordan de overordnede principper i praksis er udmøntet. Også disse bilag vil fremgå som links til hoveddokumentet. 

Gyldighedsområde

Regelsættet er gyldigt for hele kommunens virksomhed. 

I det omfang kommunen varetager kasse- og/eller regnskabsfunktioner for eksterne virksomheder eller institutioner, er regelsættet også gældende for disse. 

Selve regelsættet

Dette regelsæt skal afspejle kommunens politiske beslutninger omkring økonomisk styring. 

Økonomichefen har en særlig rolle med hensyn til at tage initiativ til at vedligeholde og ajourføre regelsættet i overensstemmelse hermed. Redaktionelle ændringer kan uden videre foretages af økonomichefen. 

Såfremt der er tale om reelle ændringer, som ikke har grundlag i en politisk beslutning, er økonomichefen ansvarlig for, at ændringerne gennem Økonomiudvalget forelægges Kommunalbestyrelsen til godkendelse. 

Kommunens revision skal underrettes om alle ændringer af regelsættet, før ændringerne sættes i kraft.

Bilag til regelsættet

Hvor ikke andet er anført, skal ændringer i bilag til regelsættet alene godkendes af økonomichefen.  

Ændringer, som har væsentlig betydning for andre dele af kommunen, skal dog godkendes af Direktionen.

Generelt

Det er ledelsens ansvar at sikre, at der udarbejdes mål, strategier og handlingsplaner for kommunen, at der foretages resultatopfølgning, og at der aflægges regnskab for anvendelsen af midlerne. I praksis varetages denne opgave i et samarbejde mellem kommunens politiske og administrative ledelse. 

Som udgangspunkt er den samme styreform ikke nødvendigvis lige velegnet til alle områder, og i praksis anvendes et bredt spektrum af styringsredskaber. 

I de efterfølgende afsnit beskrives de væsentligste af disse.

Kommunens budget er opdelt i områder baseret på den politiske organisation, som hver er nedbrudt i en række underområder. 

Mål og rammer for det enkelte område fastlægges i forbindelse med den årlige budgetprocedure og fremgår af kommunens årsbudget. 

Partnerskabsaftaler

• Vision for Kalundborg kommune
• Kommuneplanen/Planstrategien
• Organisationen
• Styringsdokumentet
• Ledelsesgrundlaget
• Budgetudmelding
• Personalepolitik.

Budgetoverførsel

Generelle principper

De grundlæggende principper for kommunernes budget og budgetprocedure findes i Styrelsesloven og i regler fastsat af Indenrigs- og Sundhedsministeriet. 

Bevillingsniveauet fastsættes af Kommunalbestyrelsen i årsbudgettet for det enkelte år. 

Nettobevillinger kan anvendes, hvor dette skønnes formålstjenligt, og det fremgår af partnerskabsaftalen, hvilken bevillingsform der er gældende for det pågældende område.

Det enkelte års budgetprocedure

For at leve op til såvel lovkrav som til kommunens eget behov for styring, skal budgetproceduren foregå efter en nærmere fastsat plan. 

Økonomistaben udarbejder inden udgangen af marts måned en tidsplan for budgetlægning, jfr. Proces- og tidsplan for budgetlægning, for det kommende års budgetprocedure. Tidsplanen godkendes efterfølgende i Økonomiudvalget.

Direktionen påser, at planen overholdes, så årsbudgettet kan vedtages i overensstem-melse hermed. 

Generelt

Det budget, som er godkendt af Kommunalbestyrelsen, definerer rammerne for næste års forvaltning af kommunens midler.

Straks en partnerskabsholder eller Økonomistaben vurderer, at en partnerskabsholder ikke kan holde forbruget inden for budget + overførselsrammen, skal pågældende tage initiativ til, at der holdes møde mellem fagdirektør på området, partnerskabsholder og Økonomistaben, med henblik på at partnerskabsholderen skal udfærdige handleplan for nedbringelse af udgifterne, så de holdes inden for overførselsrammen. Hvis andre partnerskabsholdere berøres af handleplanen, inddrages disse i drøftelserne.

Se Procedure for budgetopfølgning. 

Månedlig opfølgning

Hver måned ajourfører Økonomistaben oplysninger om budget, omplaceringer og tillægsbevillinger for hver partnerskabsholder.

Herefter indberetter partnerskabsholderne oplysninger til Økonomistaben om de faktisk afholdte udgifter hver af de forgangne måneder samt disponerede udgifter for hver af de resterende måneder af året og supplementsperioden.

Økonomistaben foretager kontrol/afstemning og vurdering af de indberettede oplysninger.

På baggrund af partnerskabsholdernes indberetning sammenstiller Økonomistaben hver måned budgetopfølgning til fagudvalgene omfattende udvalgets driftsudgifter og -indtægter specificeret pr. partnerskabsholder samt oversigt over anlæg på udvalgets område, evt. sammenfattet (f.eks. opgøres udstykningsregnskaber samlet). Rapporten fremlægges som bilag til dagsordenen.

Samlet budgetopfølgning

Økonomikonsulenterne er sammen med partnerskabsholderne ansvarlige for, at der kvartalsvis udarbejdes en samlet budgetopfølgning, som forlægges for Økonomiudvalget.

Budgetopfølgningen skal beskrive forventede mer- eller mindreforbrug og skal forlægges for Økonomiudvalget med indstilling om budgettilretning. Sagen fremsendes herefter til Kommunalbestyrelsen til godkendelse.

Budgetopfølgningen skal danne grundlag for opfølgning på de mål og visioner, der indgår i partnerskabsaftalen.

Støttefunktioner

Økonomistaben stiller økonomikonsulenter til rådighed for interne og eksterne enheder, således at der altid kan hentes råd og vejledning om relevante økonomirapporter og udtræksværktøjer.

Økonomikonsulenterne har i øvrigt en koordinerende og superviserende rolle i forhold til den samlede organisation, jfr. Service og konsulentstøtte i forhold til partnerskabsholdere.

Økonomi- og Lønsystem

Kalundborg Kommune anvender den elektroniske løsning, KMD Opus til styring af løn, personale og økonomi samt indkøb. 

I KMD Opus tildeles de enkelte brugere adgang til systemerne via roller/profiler. 

Ved godkendelse af bilag er det sikret, at der er bevillingsmæssig dækning. 

Uanset beløbsstørrelse må ingen foretage udbetalinger til sig selv.

Det forudsættes, at den budgetansvarlige løbende fører tilsyn med budgettet og skal kunne sandsynliggøre eller dokumentere sit tilsyn. 

Der henvises i øvrigt til kapitel 8, Bogføringsprocessen.

Generelt

Social- og Indenrigsministeriet fastsætter kravene til kommunens regnskabsaflæggelse. 

Økonomichefen er ansvarlig for, at der inden udgangen af december måned udarbejdes en detaljeret tidsplan, jfr. Tidsplan for regnskabsafslutning for den kommende regnskabsaflæggelse. 

I forbindelse med regnskabsafslutningen kan der være baggrund for at bogføre udgifter og indtægter, der endnu ikke er bilag på. Dette sker ved at bogføre udgiften/indtægten på driften og modpostere på en statuskonto. Beløbet vil herefter stå på statuskontoen som skyldigt eller tilgodehavende jfr. Restancebogføring i forbindelse med regnskabsafslutning.

Der er udarbejdet Retningslinjer for omkostningsregistrering og vedligeholdelse af anlægskartotek til brug for det omkostningsbasserede regnskab.

Regnskabet aflægges snarest muligt efter regnskabsårets udløb, dog senest med udgangen af april måned det efterfølgende år.

Anlægsregnskaber

• Der fra Social- og Indenrigsministeriet er fastsat krav herom (bundgrænsen er p.t. 2 mio. kr. brutto).
• Regnskabet afviger væsentligt fra bevillingen.
• Der i øvrigt er fastsat krav herom i forbindelse med anlægsbevillingen.

Generelt

Kommunen skal følge god bogføringsskik.

Bogføringssystemet og anvendelsen heraf skal sikre transaktionssporet (dvs. sammen-hængen mellem de enkelte transaktioner og årsregnskabet) og kontrolsporet (dvs. do-kumentationen for den enkelte post). 

Et generelt princip er, at kommunens arbejdsprocesser skal tilrettelægges effektivt og understøttes af IT, hvor dette er hensigtsmæssigt. Dette princip gælder også med hensyn til bogføringsprocessen. 

Et andet princip i den økonomiske styring er, at de faktiske omkostninger ved produktio-nen/leveringen af en given ydelse skal opgøres og synliggøres. 

Kommunens regnskabsføring skal ske løbende, dels af hensyn til mulighederne for effektiv budgetopfølgning, og dels af hensyn til overholdelse af betalingsfrister m.m.

Bogføringen skal som udgangspunkt finde sted ved kilden, dvs. i den institution eller enhed, som har truffet den disposition, der medfører bogføringen.

Såfremt det skønnes hensigtsmæssigt, kan bogføringsopgaven dog samles et sted for flere institutioner. 

De budgetansvarlige godkender den/de personer, der skal autoriseres til at bogføre regnskabsbilag. IKT samt Økonomistaben forestår i samarbejde oprettelsen i de relevante systemer.

Det forudsættes, at disse personer forinden oprettelsen i systemerne i tilstrækkeligt omfang vejledes omkring forretningsgange, interne kontroller m.v. Den anvisningsbemyndigede har ansvaret for, at denne instruktion finder sted.

Bogføringsgrundlag

Kommunens regnskaber føres på grundlag af elektroniske regnskabsbilag. Den elektroniske løsning indeholder dokumentation for godkendelse og bilagsbehandling.

• Varen/ydelsen er leveret og svarer til det aftalte
• Mængde, kvalitet og pris er kontrolleret
• Konteringen er korrekt
• Eventuelle interne forskrifter er overholdt.

• Kontrollerne varetages altovervejende som et led i budgetkontrollen eller det al-mindelige ledelsestilsyn, dvs. af partnerskabsholdere og ledere med budgetansvar.
• Udførte kontroller og resultatet heraf skal kunne dokumenteres eller sandsynliggøres.
• Kontroller udføres som udgangspunktet som stikprøver.

Generelt

Økonomiudvalget har ansvaret for, at der fastsættes overordnede regler for kommunens finansielle styring, herunder anbringelse af midler, låneoptagelse og anvendelse af finansielle instrumenter. 

Betalingsformidling

Et gennemgående princip er, at kommunens betalinger (påligninger, ind- og udbetalinger) skal automatiseres og systematiseres, hvor dette er muligt og i øvrigt skønnes hensigtsmæssigt. 

Økonomistaben er ansvarlig for kommunens løbende betalingsformidling.

Ingen person må have eneprokura til kommunens konti i pengeinstitutter eller til IT-systemer til betalingsformidling, hvor der ikke samtidig sker registrering i økonomisystemet (bogføring). 

I Økonomistaben er der en samlet oversigt over fuldmagtsforhold til bankkonti.

Uanset, at bogføringen i et vist omfang foregår decentralt, skal betalingsformidlingen centraliseres og i videst muligt omfang foregå ved automatiske bankoverførsler eller lignende.

Kassefunktion

• Der skal ske afstemning af kassen
• Tilsynet med den øvrige bogføring kan som et led i det almindelige ledelsestilsyn foretages ved stikprøver.

Forskudskasser

Økonomichefen kan godkende, at der udbetales personlige forskud til dækning af mindre udlæg, jfr. bilag.

Anvendelse af betalingskort

Generelt

Den væsentligste del af kommunens ind- og udbetalinger foretages via IT-systemer, som understøtter opgaveløsningen inden for de forskellige områder. 

For alle IT-systemer udpeges en systemejer, dvs. en ledende medarbejder, som har det overordnede og faglige ansvar for systemets anvendelse.

Systemejeren har ansvaret for systemernes forretningsmæssige anvendelse, det vil så-vel sige at funktionalitet, forretningsgange og anvendelse er sammenhængende og i overensstemmelse med både lovgivning og politisk og administrativ målsætning for fagområdet.

Systemejeren har ansvaret for kvaliteten i IT-systemløsningen og for at tilrettelægge forretningsgange for anvendelsen af IT-systemerne, herunder tilstrækkelige dokumentationskontroller og kvalitetskontroller. 

De væsentligste forretningsgange - herunder interne kontroller - skal være beskrevet. Systemejeren har ansvaret herfor.

Kvalitetskontroller

Systemejeren har ansvaret for, at der foretages kontrol af systemanvendelsen af sy-stemerne. Er opgaveløsningen decentraliseret, følger ansvaret for datakvaliteten med til den enkelte afdeling/institution.

Kvalitetskontrollen skal sikre den valgte kvalitet i systemerne, samt at systemerne an-vendes korrekt. Der skal ikke nødvendigvis være etableret adskillelse mellem indberetnings- og kontrolfunktionen.

Alle kontrollerne skal tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Hovedreglen er, at kontrollerne udføres ved stikprøver. 

Systemejeren skal have et dokumenteret overblik over datakvaliteten. Dette overblik kan tilvejebringes på forskellig vis, eksempelvis ved at notere registrerede fejl eller ved en systematisk, stikprøvevis efterkontrol. 

Det er de enkelte chefer/institutionsledere, som har ansvaret for, hvilke adgangsrettigheder chefens medarbejdere skal have af adgang til systemets forskellige funktioner.

Personer, som kan være særligt udsatte for kritik 

Såfremt et IT-system håndterer ind- og udbetalinger vedrørende personer, som i fejlsituationer er særligt udsat for kritik, skal der omkring disse sager/personer tilrettelægges en mere omfattende kvalitetskontrol. 

Målgruppen er som minimum ansatte med indberetningsadgang til det pågældende sy-stem. 

Direktionen afgør, om også andre personer skal omfattes af kontrol, eksempelvis kommunalbestyrelsesmedlemmer eller ægtefæller til medarbejdere med indberetningsadgang. 

Kontrollen kan ikke udføres af den enkelte selv. Kontrollen kan godt udføres periodisk, dog ikke længere end et år bagud. 

Udførte kontroller skal dokumenteres.

Kontroller mod svig

Anvendelse af IT-systemer, som håndterer betalinger, medfører risiko for svig. Der skal derfor tilrettelægges kontroller, som reducerer risikoen herfor, og som sikrer medarbejderne mod uberettiget mistanke. 

Disse kontroller - dokumentationskontroller - skal funktionsmæssigt være adskilt fra indberetningen. Det vil sige, at den, der har foretaget en indberetning til IT-systemet, ikke kan udføre dokumentationskontrollen. 

Kontrollen skal normalt udføres for alle tilgange (nyoprettelser). Ved udbetaling anvendes Nem-kontoen. Såfremt der anmodes om, at der anvendes en anden konto (specifikkonto), kan denne oprettelse kun lade sig gøre i Økonomistaben, da det kræver særlig tilladelse.

Dokumentationskontrol kan udføres på flere måder - også ved stikprøver - såfremt den kædes sammen med andre handlinger og kontroller, som tilsammen giver en tilsvarende sikkerhed som en fuldstændig kontrol. 

Udførte kontroller og resultater heraf skal kunne dokumenteres.

IKT-chefen er ansvarlig for, at der udarbejdes en IT-sikkerhedspolitik, jfr. bilag, som bl.a. skal sikre værdier i form af IT-baserede data og systemer. Ansvarsforholdene skal være beskrevet i sikkerhedspolitikken.

Sikring af værdier tilhørende andre

I Kalundborg Kommune opbevarer og administrerer man værdier tilhørende andre og der er derfor udarbejdet retningslinjer for opbevaring og registrering af værdier tilhørende andre, jfr. bilag. Reglerne tager udgangspunkt i en vurdering af væsentlighed og risiko.

Der er ligeledes udarbejdet bilag vedrørende retningslinjer for modtagelse af arv.

Køb af varer og tjenesteydelser

Køb af varer og tjenesteydelser udgør en væsentlig del af kommunens samlede udgifter. Økonomiudvalget har ansvaret for, at der udarbejdes en indkøbs- og udbudspolitik, jfr. bilag, som ud over de politiske målsætninger fastsætter principperne for indkøb og indgåelse af indkøbsaftaler. 

Der er udarbejdet og godkendt Leasing politik og –strategi, jfr. bilag. 

Ansvaret for at leve op til intentioner og mål i politikkerne er tæt forbundet med budgetansvaret.

Kommunens forsikringer

I henhold til kommunens styrelsesvedtægt § 10 fastsætter Økonomiudvalget regler om, i hvilket omfang kommunens ansvar og værdier skal forsikres, jfr. Forsikringspolitik.

Kommunens forsikringer administreres centralt af Ledelse, Jura og Kommunikation, som varetager de forsikringsmæssige forhold til forsikringsmæglerfirmaet Hansson & Partners A/S for alle fagområder.

Fag- og stabschefer og institutionsledere har ansvaret for, at der tilgår Direktionssekretariatet de fornødne oplysninger, herunder også størrelsen af forsikringssummer, bygningsarealer og ændringer generelt i risikoforholdene, jfr.  Forsikringsinstruks.

Økonomistyring, partnerskabsaftaler m.v.
Proces- og tidsplan for budget
Procedure for budgetopfølgning
Service og konsulentstøtte i forhold til partnerskabsaftaleholdere
Tidsplan for regnskabsafslutning
Restancebogføring i forbindelse med regnskabsafslutning
Retningslinjer for omkostningsregistrering
Retningslinjer for bogføringsprocessen/Ledelsestilsyn 
Generelle regler for bogføring af regnskabsbilag, elektroniske bilag 
Overordnede regler for kommunens finansielle styring
Afstemning og kontrol af debitorkasser
Forskud til dækning af mindre udlæg
Kontrol af decentrale kasser/forskudskasser
Generelle regler for anvendelse af betalingskort
Generelle regler for anvendelse af MobilePay
Afstemning af restance- og mellemregningskonti
Opkrævningspolitik
Afskrivningspolitik
It-sikkerhedspolitik
Retningslinjer for opbevaring og registrering af værdier tilhørende andre
Retningslinjer for modtagelse af arv
Indkøbs- og udbudspolitik
Leasingpolitik/-strategi
Risiko- og forsikringspolitik
Forsikringsinstruks

Denne revisionsinstruks er en beskrivelse og præcisering af revisionen for selvejende/private institutioner.

• Revisionsinstruks

Revisionsinstruksen er gældende fra regnskabsår 2012.