Overordnet Beredskabsplan

Kalundborg Kommune har udarbejdet en Overordnet Beredskabsplan/Plan for fortsat drift ved ekstraordinære hændelser.

Formålet med beredskabsplanen er at sikre, at Kalundborg Kommune i tilfælde af ekstraordinære hændelser, herunder katastrofer, større sygdomsudbrud og pandemier, ulykker, forsyningsnedbrud m.v. i videst muligt omfang kan videreføre funktioner og leverancer for/til kommunens borgere og virksomheder. Planen skal endvidere sikre en entydig, effektiv og enstrenget beslutnings- og kommandovej under disse omstændigheder.

1. Indledning

Plan for fortsat drift/den overordnede beredskabsplan skal sikre, at Kalundborg Kommune i tilfælde af ekstraordinære hændelser, herunder katastrofer, større sygdomsudbrud og pandemier, ulykker, forsyningsnedbrud, større vejrhændelser m.v. i videst muligt omfang kan videreføre funktioner og leverancer for/til kommunens borgere og virksomheder. Planen skal endvidere sikre en entydig, effektiv og enstrenget beslutnings- og kommandovej under disse omstændigheder.

Planen er udarbejdet i henhold til Kalundborg Kommunes Politik for fortsat drift / beredskabspolitik og er opbygget med afsæt i Beredskabsstyrelsens vejledning om ”Helhedsorienteret Beredskabsplanlægning”.

Plan for fortsat drift udgør rammen for de delberedskabsplaner, de enkelte forvaltningsom-råder og institutioner udarbejder - med tilhørende specifikke hændelsesspecifikke indsatsplaner og evt. tilhørende action cards.

Ansvaret for Plan for Fortsat Drift påhviler direktionen, mens de enkelte organisatoriske enheder har ansvaret for udarbejdelse af delberedskabsplaner, indsatsplaner og action cards jf. sektoransvarsprincippet. Det påhviler de enkelte chefer at sikre planernes indholdsmæssige kvalitet samt at de til enhver tid er ajourførte og tilgængelige.

1.1. Formål

Plan for fortsat drift har til formål at sikre, at kommunen kan opretholde sin virksomhed og i videst muligt omfang opretholde de politisk besluttede serviceniveauer under ekstraordinære omstændigheder, herunder at:

Starte en indsats til begrænsning og afhjælpning af skader på personer, ejendom og miljø ved ulykker og katastrofer
Skabe grundlag for en koordineret beredskabsindsats og en koordineret anvendelse af beredskabsmæssige ressourcer internt og eksternt
At involvere og ansvarliggøre alle relevante organisatoriske enheder i løsningen af kommunens beredskabsopgaver og -indsatser
At formidle korrekt og rettidig information til kommunens borgere og ansatte, insti-tutioner, virksomheder samt pressen.
Løse ekstraordinære opgaver, som kommunen kan blive ansvarlige for i en bered-skabssituation, og som ligger udenfor kommunens almindelige virksomhed.

1.2. Værdier og principper

Følgende værdier styrer beredskabsarbejdet:

Robusthed. Kalundborg Kommune er en robust kommune. Det betyder, at alle kommunens organisatoriske enheder bidrager til at modstå eller inddæmme ekstraordinære hændelser – og hurtigt vil kunne tilbyde sine hændelser, hvis de skulle blive påvirket
Sikkerhed. Kalundborg Kommune er en sikker kommune. Det betyder at kommunens organisatoriske enheder bidrager til at beskytte borgernes liv og helbred – og hjælper dem, der ikke kan klare sig selv.
Tryghed. Kalundborg Kommune er en tryg kommune. Det betyder, at kommunens organisatoriske enheder giver sit bidrag til, at borgernes tilværelse og erhvervslivets drift ikke forstyrres unødigt under en ekstraordinær hændelse.

Følgende principper styrer beredskabsarbejdet:

Sektoransvarsprincippet. Den del af organisationen, der har ansvaret for en opgave til daglig, bevarer ansvaret for opgaven under ekstraordinære hændelser.
Lighedsprincippet. De procedurer og ansvarsforhold, der anvendes i dagligdagen, anvendes i videst muligt omfang også i forbindelse med ekstraordinære hændelser.
Samarbejdsprincippet. Organisationen har et selvstændigt ansvar for at samarbejde og koordinere med andre organisationer vedrørende beredskabsplanlægning og krisestyring.
Handlingsprincippet. I en situation med uklare eller ufuldstændige informationer er det mere hensigtsmæssigt at etablere et lidt for højt beredskab end et lidt for lavt beredskab. Samtidig skal der hurtigt kunne ændres på beredskabet i nedadgående retning for at undgå ressourcespild.
Fleksibilitetsprincippet. Planens forskellige elementer skal tilpasses og anvendes i forhold til den konkrete beredskabssituation.

I det omfang en ekstraordinær situation har et omfang, så statslige styrelser og myndigheder er involveret i planlægning og / eller gennemførelse af beredskabsindsatsen, følger Kalundborg Kommunes beredskabsindsats som udgangspunkt diverse vejledninger og ret-ningslinjer fra de statslige og regionale myndigheder. Krisestyringsstaben (KSS) har bemyndigelse til at træffe beslutning om undtagelser herfor.

Anvisninger fra den Nationale Operative STab (NOST) og / eller Lokale BeredskabsStab (LBS) skal altid skulle følges.

Kommunalbestyrelsen orienteres i en krisesituation løbende og systematisk om beredskabssituationen og -indsatsen.

1.3. Beredskabsplanens opbygning

Plan for fortsat drift beskriver de overordnede bestemmelser, der er gældende for samtlige organisatoriske enheder, kriseniveauer samt anvisninger på krisestabens opgaver.

2. Delberedskabsplaner, risikovurderinger og øvelser

2.1. Delberedskabsplaner

Organisatoriske enheder i Kalundborg Kommune udarbejder en delberedskabsplan gældende for den organisatoriske enhed. Delberedskabsplanen opbygges efter samme principper som den overordnede beredskabsplan.

Såfremt der i faglovgivning er fastsat regler eller rammer for udarbejdelse af beredskabsplaner, indarbejdes disse i delberedskabsplanen.

Der kan på et fagområde, eksempelvis skoler eller dagtilbud, udarbejdes en fælles delberedskabsplan. Dog vil der lokalt skulle udarbejdes risikovurdering, indsatsplaner/action cards samt gennemføres øvelser.

Sundhedsberedskabsplanen betragtes i denne sammenhæng som en delberedskabsplan, på trods af, at denne jf. Sundhedsloven skal besluttes af Kommunalbestyrelsen på et møde.

2.2. Planlægningsgrundlag

Den enkelte organisatoriske enhed udarbejder en risikovurdering med henblik på at identificere risici med henblik på hhv. at igangsætte aktiviteter til at reducere risikoen for at den pågældende hændelse opstår og/eller at udarbejde indsatsplaner og action cards med an-visninger for hvordan der handles, såfremt de identificerede mulige hændelser indtræffer.

2.3. Øvelser

Der skal for alle indsatsplaner / action cards gennemføres øvelser, således at der gennem-føres øvelser for hver indsatsplan / action card minimum 1 gang indenfor en 4-årig periode med henblik på ajourføring af indsatsplan / actioncard.

Øvelser evalueres systematisk og indgår i planlægningsgrundlaget.

2.4. Ansvar

Den enkelte niveau-2-chef er ansvarlig for at den enkelte delberedskabsplan med tilhørende risikovurdering, indsatsplaner og action cards samt evalueringer af øvelser løbende ajourfø-res, samt er kendt af ledere og medarbejdere.

2.5. Tilgængelighed

Såvel den overordnede beredskabsplan som gældende delberedskabsplaner med tilhørende indsatsplaner / actioncards skal være tilgængelige på Kalundborg Kommunes hjemmeside. Delberedskabsplan med tilhørende indsatsplaner og actioncards skal desuden forefindes i en ajourført papirversion i den enkelte organisatoriske enhed.

Der kan undtagelsesvis være indsatsplaner eller actioncards, der ikke offentliggøres, ek-sempelvis vedr. terrorhandlinger

2.6. Bistand til udarbejdelse af beredskabsplaner m.v.

Ledelse, Jura & Kommunikation kan stille konsulentbistand til rådighed for udarbejdelse af delberedskabsplaner samt risikovurderinger.

3. Beredskabsniveauer

Plan for fortsat drift kan anvendes ved alle former for hændelser, der afviger fra en normal driftssituation. Hændelserne kan omfatte akutte ulykkeshændelser som eks. brand, men også andre hændelsestyper, der sætter kommunens evne til at levere samfundskritiske ydelser under pres, eksempelvis IT-nedbrud, større sygdomsudbrud m.m. Der anvendes nedenstående 3 kriseniveauer for håndtering af hændelsen. Den faktiske kriseledelse udøves af kommunens administrative ledelse. Borgmesteren indgår i Krisestyringsstaben i det omfang denne etableres.

3.1. Kriseniveau 1

Anvendes når hændelsen ikke eller kun kortvarigt påvirker opgavevaretagelse og serviceniveau på området. Kriseniveau 1-hændelser er typisk afgrænset til én organisatorisk enhed eller evt. få organisatoriske enheder indenfor et mindre geografisk område.

Eksempler på niveau-1-hændelser

Overfald på medarbejder
Vandskade som følge af ledningsbrud
Ulykke med personskade på institution
Anklage om seksuelt overgreb på elev eller beboer på institution

Kriseleder

Niveau-2-leder

3.2. Kriseniveau 2

Anvendes når hændelsen mere bredt påvirker den fortsatte drift af flere organisatoriske enheder indenfor et fagområde eller et større geografisk område.

Eksempler på niveau 2-hændelser

Vejrhændelser, der i særlig grad påvirker et lokalområde (oversvømmelser o.l.)
Forureningsuheld
Arbejdsnedlæggelse indenfor et eller flere fagområder
Terrortrussel eller -handling

Kriseleder

Direktør

3.3. Kriseniveau 3

Anvendes når hændelsen involverer flere fagområder og organisatoriske enheder og når hændelsen påvirker kommunens fortsatte drift og kritiske funktioner.

Eksempler på niveau-3-hændelser

Smitsom sygdom i mange organisatoriske enheder på tværs af fagområder
Masseudskrivning fra sygehuse
Omfattende IT-nedbrud
Vejrhændelser, der påvirker store dele af kommunen

Kriseleder

Kriseorganisationen på niveau-3-hændelser består af 2 niveauer:

Krisestyring, overordnet og koordinerende styring (Krisestyringsstaben, KSS)

Leder af krisestyringsstaben: Borgmesteren / Kommunaldirektøren

Den operative kriseledelse (krisestaben)

Leder af Krisestaben: Direktør

4. Krisestaben

4.1. Rollebaseret krisestyring

Krisestaben arbejder rollebaseret. Det betyder, at 5 roller med tilknyttede rollesæt skal varetages af krisestabens medlemmer, uanset hvor mange personer, der er til rådighed og uanset personernes kvalifikations- og kompetenceniveauer.

Rollerne kan senere omfordeles og flere personer kan deles om en rolle, så længe de formår at fordele opgaveløsningen internt.

Rollerne består af

Kriselederen
Ansvarlig for situationsbillede, logføring og dokumentation
Personansvarlig
Ansvarlig for bygning/teknik/system/logistik
Ansvarlig for kommunikation

Rollerne er yderligere beskrevet i kap. 4.4, beskrivelse af roller. Til hver rolle er der herudover udarbejdet et action card. Den rolleansvarlige kan sikre, at der indkaldes de rette ledere / specialister / ressourcepersoner til at løse opgaverne.

Umiddelbart efter krisestabens aktivering fordeler den udpegede kriseleder de 4 øvrige roller til krisestabens medlemmer.

4.2. Kriselederen

Kriselederen modtager underretning om hændelsen og har ansvaret for at fastsættelse af rette kriseniveau for håndtering af hændelsen. Kriselederen har ansvaret for aktivering af den øvrige krisestab og har ansvar for den fysiske sikkerhed for den samlede krisestab. Kriselederen delegerer roller, ansvar og opgaver til krisestaben og sikrer optimalt tværgående samarbejde på tværs af stabs- og fagområder, interne som eksterne.

Kriselederen har ansvaret for at det overordnede situationsbillede altid er opdateret og at der arbejdes efter den strategiske eller taktiske retning som er besluttet i krisestaben eller i krisestyringsstaben, når denne er aktiveret (niveau 3).

4.3. Krisestabens sammensætning

Krisestaben sammensættes principielt ens uanset kriseniveau:

Kriseleder
Kommunikationschefen – eller en af denne udpeget person
Relevante chefer eller ledere fra den berørte institution eller fagområde(r)
Er der tale om en ulykke eller anden hændelse, hvor redningsberedskabet er indkaldt, deltager beredskabsdirektøren eller en af denne udpeget person.
Ad hoc fagpersoner som er relevante ift. den konkrete hændelse.

Ved akutte hændelser, der varer ud over 10 – 12 timer, og som kræver kriseberedskabets tilstedeværelse, udpeges der suppleanter til alle pladser.

4.4. Beskrivelse af roller

Nedenfor gives et overblik over de primæropgaver, som den enkelte rolle varetager ved aktivering.

4.4.1. Kriselederen

Kriselederen har det overordnede ansvar over de primæropgaver, som den enkelte rolle varetager ved aktivering og samt for at binde mandat, økonomi, ressourcepersoner og kommunikation sammen, så hændelsen håndteres hurtigt og effektivt.

Kriselederen modtager underretning om hændelsen og har ansvaret for:

at fastsættelse af rette kriseniveau for håndtering af hændelsen
for aktivering af den øvrige krisestab og har ansvar for den fysiske sikkerhed for den samlede krisestab
delegere roller, ansvar og opgaver til krisestaben og sikrer optimalt tværgående samarbejde på tværs af stabs- og fagområder, interne som eksterne
at det overordnede situationsbillede altid er opdateret og at der arbejdes efter den strategiske eller taktiske retning som er besluttet i krisestaben eller i krisestyringsstaben, når denne er aktiveret (niveau 3).
at tilsikre fornøden økonomi til opgaveløsningen samt
at de indsatte enheder har de fornødne ressourcer til rådighed for opgaveløsningen
at de fornødne interne og eksterne specialister og ressourcepersoner er til rådighed
det overordnede ansvar for al kommunikation i relation til hændelsen.
Særligt for kriseniveau 1: kriselederen har ansvar for løbende at holde direktøren med ansvar for det pågældende fagområde orienteret.

4.4.2. Ansvarlig for situationsbillede, logføring og dokumentation

Den ansvarlige for situationsbillede log og dokumentation (sekretær for krisestaben) har ansvar for:

At indsamle relevant information og tilvejebringe et opdateret situationsbillede
Sikre at al information til krisestaben bliver dokumenteret sammen med krisestabens beslutninger, handlinger og udeladelser. Dokumentation foretages i en krisesty-ringslog. Skabelon forefindes digitalt.
At al dokumentation journaliseres jf. Kalundborg Kommunes sags- og dokumentstrategi.

4.4.3. Personansvarlig

Den personansvarlige varetager alle opgaver i relation til de mennesker, der er direkte berørt af hændelsen. Det kan være borgere, medarbejdere, frivillige m.v.

Som personansvarlig har man til opgave

At sikre et højt informationsniveau til alle berørte persongrupper baseret på de pres-semeddelelser eller interne orienteringer, den kommunikationsansvarlige udarbejder
Sikrer kommunal tilstedeværelse i berørte områder. F.eks. i et lille lokalsamfund, på hospitalet hvor eventuelle tilskadekomne indbringes, på arbejdspladsen som pludselig udsættes for en alvorlig hændelse, etc.
Sikrer opdateret kontaktinformation på alle involverede, så kommunikation kan flyde let og ubesværet

4.4.4. Ansvarlig for proces (bygning/teknik/system/logistik)

Den procesansvarlige (bygninger, teknik, system, logistik) har ansvar for teknisk understøttelse og kendskab til de berørte processer og leverancer:

Som den første meget væsentlige opgave at skaffe overblik over hvor hårdt kommunen er ramt af hændelsen
Hvilke processer er nede
Hvilke samfundskritiske og livsvigtige leverancer kan ikke længere tilvejebringes
Hvor hurtigt kan kommunen genetablere de funktioner, der er ramt
Hvad koster det?

4.4.5. Kommunikation

Den kommunikationsansvarlige har til formål at sikre hurtig, korrekt og afpasset information til de mange berørte målgrupper

Udarbejdelse af interessentanalyse – så krisestaben får et overblik over hvem der skal vide hvad og hvornår.
Udkast til pressemeddelelser, opdateringer på sociale medier
Interne orienteringer
Memoer
M.m.

Al kommunikation godkendes af kriselederen inden den distribueres / publiceres.

Kommunikationschefen, eller den person kommunikationschefen udpeger dertil, deltager i krisestaben på kriseniveau 2 og 3 samt i krisestyringsstaben, når denne aktiveres.

På kriseniveau 1 aftaler kriseleder med kommunikationschefen hvem der indtager rollen som kommunikationsansvarlig.

4.5. Krisestyringsstaben (KSS)

Krisestyringsstaben indkaldes altid i forbindelse med kriseniveau 3 – og kan indkaldes under kriseniveau 1 eller 2 hvis borgmesteren eller kommunaldirektøren vurderer det hensigtsmæssigt, f.eks. hvis hændelsen har særlig politisk bevågenhed, påkalder sig særlig pressebevågenhed, forudsætter tværgående koordinering etc.

Krisestyringsstaben har en besluttende funktion omkring de overordnede rammer omkring den konkrete hændelse, økonomi m.v., en koordinerende funktion, eksempelvis i forhold til organisatoriske enheder som ikke eller kun i mindre grad er omfattet af beredskabs-hændelsen, samt ansvaret for den løbende orientering af det politiske niveau m.v., medens krisestaben har det operative ansvar i håndteringen af hændelsen. Kriselederen indgår i Krisestyringsstaben (KSS).

Krisestyringsstaben består af:

Borgmesteren
Kommunaldirektøren
Øvrige medlemmer af direktionen
Sekretariatschefen – eller en af denne udpeget medarbejder (ansvarlig for situationsbillede, log og journalisering)
Kriseleder (i kriseniveau 2 og 3 et medlem af direktionen).
Beredskabsdirektøren – eller en af denne udpeget person, hvis dette er relevant for den konkrete hændelse. Beredskabsdirektøren er forbindelsesofficer til Lokale Beredskabs Stab (Midt og Vestsjællands Politi).
Relevante chefer (eksempelvis IT-chefen ved større IT-nedbrud).

Krisestyringsstaben indkaldes af:

Krisestyringsstaben kan indkaldes af alle faste medlemmer af Krisestyringsstaben (KSS) ved henvendelse til sekretariatschefen som sørger for indkaldelse af stabens medlemmer.

4.6. Lokaler til krisestab og krisestyringsstab

Lokaler til krisestaben i kriseniveau 1 fastsættes i delberedskabsplanerne.

Lokale til krisestab i kriseniveau 2 og 3 samt til krisestyringsstaben indrettes som udgangspunkt på Rådhuset, Holbækvej 141B, Kalundborg, lokale 8.

Lokalet indrettes med de nødvendige tekniske hjælpemidler så der kan sikres den nødvendige kommunikation med det operative beredskab, andre myndigheder m.v. samt etableres det nødvendige overblik over hændelsen.

Krisestabene kan beslutte at indrette lokaler andre steder, hvis dette er mere hensigtsmæssigt i forbindelse med den konkrete hændelse, herunder at afholde møder virtuelt.

4.7. Dispositioner, der medfører ekstraordinære økonomiske konsekvenser eller påvirker serviceniveau

Beredskabshændelser kan nødvendiggøre dispositioner, som påfører den pågældende insti-tution, det pågældende fagområde etc. omkostninger, som ikke kan indeholdes i gældende budget. Dispositioner af den karakter kan træffes af krisestaben

På kriseniveau 1 skal direktøren med ansvar for området i videst muligt omfang inddrages i beslutningen ellers snarest muligt derefter orienteres.
På Kriseniveau 2 træffer kriselederen beslutningen,
På kriseniveau 3 træffes beslutningen af krisestyringsstaben.

Direktionen vil efterfølgende træffe beslutning om hvorvidt omkostningen kan afholdes gennem omprioriteringer af gældende budgetter eller om der skal søges bevillingsmæssig dækning for omkostningerne i Kommunalbestyrelsen.

Ved ekstraordinære økonomiske konsekvenser af en beredskabshændelse orienteres Kommunalbestyrelsen altid ved først givne lejlighed.

Såfremt politisk besluttede serviceniveauer i en kortere eller længere periode ikke kan opretholdes som følge af beredskabshændelsen, orienteres Kommunalbestyrelsen ved først givne lejlighed.

5. Bilag

Der udarbejdes som minimum følgende bilag til Plan for fortsat drift / overordnet beredskabsplan:

Dagsorden for Krisestabens første møde
Skabelon for organisationens situationsbillede
Skabelon for logbog (referat af Krisestabens møder)
Skabelon for evaluering af hændelsen (og øvelser)

Samt som minimum følgende action cards til Plan for fortsat drift:

Action card for kriseleder
Action card for kommunikationsansvarlig
Action card for situationsbillede, log og dokumentation (sekretærfunktionen)
Action card for procesansvarlig
Action card for personansvarlig