Kassererguide

En rodet økonomi kan betyde at man ikke kan få udbetalt tilskud.

Orden i økonomien er en af de vigtigste forudsætninger for at foreningen kan fungere og udvikle sig positivt. En af de største årsager til at foreninger skærer aktiviteter væk eller helt lukker er, at økonomien er løbet løbsk.

En rodet økonomi, hvor bestyrelsen mangler overblik hæmmer naturligt også bestyrelsen i sin ledelse af foreningen, når det ikke tydeligt kan ses om der er råd til aktiviteter eller investeringer.

En rodet økonomi kan også betyde, at man ikke kan få udbetalt tilskud, eller dækket tilskudsberettigede omkostninger, fordi man ikke kan præsentere den fornødne dokumentation.

Af disse grunde er økonomien et vigtigt punkt, ikke blot for kassereren, men for hele bestyrelsen.

Det er altid bestyrelsen der har ansvaret for økonomien. Økonomien bør være et fast punkt på bestyrelsesmødet.

Hos de fleste foreningsbestyrelser ligger de økonomiske opgaver hos kassereren, men det er altid den samlede bestyrelse der udgør ledelse af foreningen – hvorfor også hele bestyrelsen har ansvaret for økonomien.

I juraen er foreningen selvstændig både juridisk og økonomisk set. Det betyder at foreningen alene hæfter ved sine økonomiske forpligtigelser med egen formue, altså skylder foreningen penge væk, kan eventuelle kreditorer ikke rejse et erstatningskrav overfor de enkelte bestyrelsesmedlemmer.

Dette med undtagelse af tilfælde hvor et eller flere bestyrelsesmedlemmer forpligtiger foreningen økonomisk, udenom foreningens vedtagne prokura regler hvilket kan medfører erstatningskrav mod vedkommende.

En anden undtagelse er at bestyrelsen, til trods for at foreningen er insolvent, fortsat forpligtiger foreningen økonomisk, hvorved det kan hævdes at bestyrelsen ikke har handlet i god tro.

Alle bestyrelsesmedlemmer bør derfor følge økonomien nøje – og det bør være et fast punkt på bestyrelsesmøderne, at kassereren fremlægger den aktuelle status på foreningens økonomi.

Tegningsreglerne bestemmer, hvem der er bemyndiget til at handle på foreningens vegne herunder økonomiske disposition.

Det er som udgangspunkt bestyrelsen, der repræsenterer foreningen og kan indgå aftaler på foreningens vegne. Men overvej nøje, hvad der er mest hensigtsmæssigt, i forhold til om ét eller flere af bestyrelsesmedlemmerne skal disponere alene eller sammen over foreningens midler.

Tegningsreglerne er en del af vedtægterne og bestemmer, hvem der repræsenterer foreningen udadtil. Tegningsreglerne er altså foreningens fuldmagt til én eller flere personer, der bemyndiger dem til at handle på foreningens vegne. Omvendt giver det personer uden for foreningen mulighed for at se, hvem der kan indgå aftaler på foreningens vegne.

Det er vigtigt, at foreningen har en tegningsregel, uanset hvor stor en formue foreningen har. Selv små formuer kan skabe splid mellem medlemmerne, f.eks. hvis medlemmerne ikke kan blive enige om, hvad pengene skal bruges til, eller hvem der kan råde over dem.

Hvem kan tegne foreningen?
Som udgangspunkt er det altid bestyrelsen, der repræsenterer foreningen.
Det betyder at:

• Hele bestyrelsen skal underskrive hver gang, der skal hæves på foreningens konto
• Foreningen ikke kan få et betalings kort/kreditkort eller netbank til sine konti.
• Dette kan i mange tilfælde virke uhensigtsmæssigt og bureaukratisk og kan derfor ikke altid anbefales.

Det bør af foreningens tegningsregler fremgå, at ét eller flere af bestyrelsesmedlemmerne kan disponere alene eller sammen over foreningens midler. Det vil gøre det daglige foreningsarbejde mere fleksibelt.
Overvej derfor, ud fra en betragtning om, hvad der er mest hensigtsmæssigt, hvem og hvor mange, der skal tegne foreningen.

Hvis foreningen får nogen former for tilskud fra det offentlige, skal foreningen indsende et regnskab herover til Kalundborg Kommune.
Regnskabet kan enten være foreningens afsluttede årsregnskab, eller et tilskudsregnskab for tilskudsåret, underskrevet af bestyrelsen samt foreningens revisorer.

Uanset om I vælger at lave et ekstra regnskab, eller indsende jeres afsluttede årsregnskab, skal følgende fremgå af regnskabet:

• Tilskud bevilliget i regnskabs- året, har man modtaget flere skal disse specificeres hver for sig.
• Medlemskontingenter for medlemmer under 25 år, samt det samlede medlemstal (kun såfremt foreningen modtager medlemstilskud)
• En opgørelse over hvad tilskuddet er anvendt til (eksempelvis udgifter til materialer kørsel rekvisitter, lønninger, administration, lejre/stævner mv.)
• Regnskabet skal uploades via Kalundborg Booking & Foreningsportal - www.kalundborg.dk/book dette kan gøres af den/de foreningsansvarlige i systemet.

Se mere i Guide til Kalundborg Booking og Foreningsportal.

I selve regnskabet er det vigtigt at udpensle tilskudsberettigede udgifter. Har foreningen f.eks. fået offentlig tilskud til at skifte vinduer i klubhuset, skal det fremgå specifikt i regnskabet, eller ved at føje en note til vedligeholdelsesposten.

Alle foreninger skal udarbejde et årsregnskab som kan fremlægges på foreningens generalforsamling. Formålet er at alle foreningens medlemmer kan få indblik i den økonomiske udvikling, samt se hvad deres kontingent anvendes til.

Selve udfærdigelsen af regnskabet kan se meget forskellig ud, alt efter både foreningstype og foreningsstørrelse, men det skal være forståeligt og læseligt for folk der ikke kender foreningens økonomi i forvejen.
Som minimum bør regnskabet indeholde følgende:

• Grundoplysninger (Foreningens navn, cvr. Nr., regnskabsperiode, mv.)
• Regnskabsberetning (kasserens beretning om den økonomiske udvikling)
• Underskrifter (hele bestyrelsen og revisorerne underskriver)
• Revisionspåtegnelse
• Resultat- eller driftsopgørelse
• Balance eller status
• Noter

Som tidligere beskrevet bør det være et fast punkt på bestyrelsesmøderne at kassere orientere om foreningens aktuelle økonomi. For at dette skal være muligt forudsætter det at kasseren løbende sikrer bilag og korrekt dokumentation, samt afstemmer foreningens konto.

Det kan endvidere være en rigtig god ide, løbende at fører foreningens udgifter og indtægter et restbudget, så foreningens forbrug og kommende udgifter nemt og hurtigt kan formidles til den øvrige bestyrelse.

Hold styr på bilagene, med dem kan regnskabet altid konstrueres. Bilagene er det absolutte vigtigste at holde styr på.

Får man lavet kludder i sit regneark og mister overblikket, kan ethvert regnskab rekonstrueres med bilagene og sidste års regnskab.

Det er endvidere vigtigt at bilagene bliver dokumenteret, ved at betaleren underskriver kvitteringen – herved har kassere dokumentation på hvem der har foretaget betalingen. Dette gælder også for kasseren selv.

Opdager kasseren eller bestyrelsen at økonomien skrider, enten fordi overblikket er tabt eller udgifterne er blevet uforudset høje så søg altid hjælp i tide. Jo før en økonomisk glidebane stoppes jo større er sand- synligheden for at foreningen kan hjælpes!