Guide til ny forening

Inden I vælger at stifte en forening bør I overveje hvorfor i stifter foreningen.

Ved at arbejde med følgende spørgsmål bliver I bedre rustet til processen og får dermed et stærkere fundament for foreningen.

• Hvorfor er lige netop jeres forening sat i verden?
• Hvad er jeres overordnede visioner for foreningen?
• Hvilke konkrete mål vil I gerne nå? Hvilke værdier og hvilket menneskesyn skal præge jeres forening, jeres mål og aktiviteter?
• Hvordan når I jeres mål? Og med hvilke aktiviteter?
• Hvordan skal den demokratiske opbygning af foreningen være?
• Hvilke udgifter forventer I?
• Skal der være medlemskontingent?

En forening er et fællesskab mellem flere personer, som står sammen om én fælles interesse.

En forening kan betragtes som en ’juridisk person’, hvis foreningen har et fælles formål, et sæt vedtægter og en ledelse, der kan handle på foreningens vegne – typisk en bestyrelse.

En forening dannes ved at afholde en stiftende generalforsamling, hvor deltagerne danner foreningen ved at vedtage foreningens vedtægter. Her vælges også en bestyrelse der efterfølgende tegner og leder foreningen og sikrer at de vedtagne vedtægter føres ud i livet.

Herefter er foreningen dannet og kan påbegynde sine formål. For at foreningen kan modtage tilskud og/eller få stillet lokaler til rådighed for sine aktiviteter kræver det at foreningen godkendes som en folkeoplysende forening.

At en forening er godkendt, betyder at foreningen er godkendt som folkeoplysende forening i Kalundborg kommune. Ved at være godkendt får foreningen ret til at ansøge folkeoplysningsudvalget om medlems- og lokaletilskud til foreningens aktiviteter, samt ret til at ansøge om at få stillet kommunale lokaler vederlagsfrit til rådighed.

For at blive godkendt som folkeoplysende forening skal foreningens vedtægter opfylde en række krav. Udover vedtægterne skal ansøgningen omfatte:

• Referat af stiftende generalforsamling.
• Vedtægter underskrevet af samtlige bestyrelsesmedlemmer.
• Oplysninger om økonomi og budget for det kommende år.
• Navne og adresseliste for samtlige bestyrelsesmedlemmer. (Der må ikke være familiær, adresse eller forretningsmæssig forbindelse mellem formand og kasserer).
• Navn og adresse på den valgt revisor. (Der må ikke være familiær, adresse eller forretningsmæssig forbindelse til noget af bestyrelsen).
• Oplysning om samlet medlemstal.
• Oplysning om antallet af medlemmer under 25 år.
• Oplysning om andelen af medlemmer, der er hjemmehørende i Kalundborg Kommune (mindst 1/3 af medlemmerne skal have bopæl i kalundborg kommune).

Når den stiftende generalforsamling er afholdt er foreningen oprettet. For at kunne godkendes som folkeoplysende forening og kunne modtage eventuelle tilskud kræves at foreningen opretter en foreningskonto, samt et CVR-nr. hvortil bankkontoen tilknyttes som NemKonto.

Foreningskonto

For at oprette en foreningskonto kræver banken at få en kopi af foreningens vedtægter, samt referater fra den stiftende generalforsamling og evt. fra det konstituerende bestyrelsesmøde. Således kan banken se, hvem der tegner foreningen og kan hæve fra kontoen.

CVR-nr.

CVR er det centrale virksomhedsregister og svarer til hvad CPR er for personer. Det er et krav at foreningen har et CVR-nr. for at foreningen kan modtage tilskud fra det offentlige. Registrer CVR-nr.

Ved registrering skal også bestilles NemID til foreningen, NemKonto samt oprettes en digital postkasse

MitID og digital post (eBoks)

1. november 2013 er det lovpligtigt for alle med et CVR-nummer, at kunne modtage digital post fra det offentlige. Der skal derfor bruges en digital postkasse til at håndtere den sikre digitale kommunikation mellem det offentlige og foreninger.

Den digitale postkasse får samme status som jeres fysiske postkasse. Det betyder, at I har ansvar for at læse den digitale post, der lander i jeres postkasse. Når I har oprettet jeres postkasse, kan I selv vælge, hvordan posten skal håndteres. I kan fx angive en e-mail adresse eller et mobilnummer, og modtage besked, når der er ny post.

MitID til foreningen (medarbejdersignatur)

For at kunne oprette og modtage post i Digital Post på Virk.dk er det nødvendigt, at den eller de frivillige, der skal have adgang til Virk.dk, har en medarbejdersignatur.

I bestiller medarbejdersignaturer her: Nets DanID - Nets DanID (medarbejdersignatur.dk) Det er gratis at oprette op til tre medarbejdersignaturer pr. forening.

I kan godt logge på Virk.dk med en MitID privat, men I kan altså ikke oprette eller gå til foreningens digitale postkasse med MitID privat.

I kan heller IKKE bruge den MitID signatur, som en bank har udstedt til f.eks. netbank.

Når du bestiller en MitID medarbejdersignatur med nøglekort, sendes der to forskellige breve fra Nets DanID A/S:

• 1 brev der indeholder et nøglekort
• 1 brev der indeholder en kode (installationskode)

Aktiver MitID

Aktiver din MitID på Aktiver NemID medarbejdersignatur. Som bruger-id nummer indtaster du dit MitID-nummer (se dit nummer i brevet). Eksempel 987-654-321. Indtast adgangskode (midlertidig adgangskode, som du har modtaget i separat brev). Du vil blive bedt om at lave en personlig kode. Vælg en kode som du kan huske. En kode som består af både tal og bogstaver (store og små bogstaver). Du skal bruge dit nøglekort, som du har modtaget i separat brev.

Oprettelse af digital postkasse (eBoks)

Oprettelse af postkassen sker ved, at logge på Virk.dk med sin medarbejdersignatur og derefter klikker på boksen ”Gå til eller opsæt virksomhedens digitale postkasse” midt på siden. af Virk.dk. 

Herefter føres du til en login side hvor du logger ind med medarbejder signaturen (nem-id). Her kan I klikke jer videre til den digitale postkasse via boksen i højre side eller via ”beskeder”, så du kommer til indbakken.

For at blive godkendt som folkeoplysende forening skal foreningens vedtægter opfylde en række krav. Som minimum skal vedtægterne indeholde følgende.

1. Foreningens navn
2. Foreningens formål
   1. Formålsbeskrivelse skal kunne rumme alle foreningens på tænkte aktiviteter, samt være specifik til at tydeliggøre for andre hvad foreningen beskæftiger sig med. Herudover skal formålet leve op til folkeoplysningslovens formålsparagraf:
   2. ”Formålet med det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde er at fremme demokratiforståelse og aktivt medborgerskab om med udgangspunkt i aktiviteten og i det forpligtende fællesskab at styrke folkeoplysningen og dermed styrke medlemmernes evne og lyst til at tage ansvar for eget liv og til at deltage aktivt og engageret i samfundslivet”
       
3. Valg til bestyrelsen og antallet af bestyrelsesmedlemmer
   1. Foreningen skal være demokratisk opbygget og foreningens bestyrelse skal være demokratisk valgt ved afholdelse af en årlig generalforsamling hvor alle myndige medlemmer skal have adgang, tale- og stemmeret. Børn og unge kan have stemmeret via deres forældre, eller ved foreningens bestemmelser herom.
   2. Bestyrelsen skal bestå af mindst 5 personer
       
      1. Formand (vælges fx på lige år)
      2. Næstformand/sekretær (vælges fx på lige år)
      3. Kassere (vælges fx på ulige år)
      4. Bestyrelsesmedlem (vælges fx på lige år)
      5. Bestyrelsesmedlem (vælges fx på ulige år)
      6. 1-2 Suppleanter (vælges fx på ulige år)
          
4. Regnskabs- og formueforhold, herunder valg af revisor
   1. Regnskabsåret skal løbe fra 1/1 til 31/12
   2. Principper for fastsættelse af kontingent for det kommende år.
   3. Valg af revisor og revisorsuppleant, disse vælges årligt på foreningens generalforsamling.
   4. Yderligere kan der anføres pengeinstitut, grænse for kassebehold og lign.
       
5. Foreningens hjemsted (Kalundborg Kommune)
6. Betingelser for medlemskab
   1. Som hovedregel skal det være muligt for alle personer der tilslutter sig foreningens formål at blive medlem. Der må ikke ske diskrimination på grund af etnisk baggrund, religion, politisk tilhørsforhold eller andre lignende forhold. Foreninger, hvor medlemskabet er betinget af køn eller firmaforeninger med krav om ansættelse vil dog opfylde åbenhedskriteriet.
   2. Foreningen skal have mindst 5 betalende medlemmer for at kunne godkendes.
       
7. Tegningsret for foreningen
   1. Det skal fremgå af vedtægterne, hvem der tegner foreningen, dels overfor Kalundborg Kommune og dels overfor i økonomiske anliggender. Som regel tegnes foreningen af formanden evt. sammen med kasseren.
       
8. Procedure for vedtægtsændringer
   1. Det skal fremgå af vedtægterne, hvorledes vedtægter kan ændres, dette som regel ved at forslaget stilles på den årlige generalforsamling. Ofte vælger foreninger, at vedtagelse af vedtægtsændringer kræver 2/3 eller 75 % flertal af de afgivne stemmer blandt de fremmødte medlemmer, hvorimod vedtagelse af andre forslag kun kræver mere en 50 % af de afgivne stemmer.
       
9. Anvendelse af foreningens eventuelle overskud ved nedlæggelse af foreningen
   1. ​Når en folkeoplysende forening opløses skal et eventuelt overskud, der er opstået ved foreningens drift tilfalde et almennyttigt