Baggrund
Borgerservice er organisatorisk placeret i Kultur – og Fritid.
I Borgerservice behandler vi personoplysninger som et led i vores arbejde. Når vi gør det, er det et lovkrav, at vi giver dig en række oplysninger om, hvordan vi behandler personoplysningerne. Kravet følger af databeskyttelsesforordningen art. 13 og 14 og databeskyttelsesloven. Det er det, du kan læse mere om nedenfor. Du kan finde links til selve lovteksten nederst.
Hvor har vi oplysningerne fra
De oplysninger vi behandler om dig, er oplysninger som du selv har givet os fx i en samtale med en medarbejder fra Borgerservice, på mail/Digital Post, via Digital selvbetjening fx flytning og/eller telefonsamtale. Oplysningerne modtages desuden ofte, når du møder personligt op i forbindelse med betjening og udfyldelse af blanketter, ansøgninger, pas, kørekort m.v.
Andre oplysninger får vi fra forskellige databaser, for eksempel CPR-registeret, og atter andre oplysninger kan vi have fået fra andre myndigheder eller private. Det kan være fra fx kørelærer, Politi, SKAT, en nuværende eller tidligere udlejer der oplyser om dine boligsituation, en region eller en anmeldelse om mistanke for socialt bedrageri. I nogen tilfælde kan vi også have fået oplysningerne fra fx Gadeteamet, Udbetaling Danmark eller en anden enhed i Kalundborg Kommune.
Som offentlig myndighed, er vi underlagt Offentlighedslovens §13 der omhandler notatpligt. Dette betyder at vi som offentlig myndighed skal tage notat, snarest muligt, af alle indkomne oplysninger vi er blevet gjort bekendt med, som kan have en betydning for, at der kan træffes afgørelse i en sag. Oplysninger omfattet af notatpligten kan modtages både mundtligt og skriftligt, hvad enten det er i en telefonsamtale, på et møde, en ekstern faglig vurdering, m.m.
Formålet med vores behandling af dine oplysninger
Vi behandler dine personoplysninger for at kunne udføre vores opgave som Borgerservice. Vi er f.eks. nødt til at behandle dine personoplysninger for at kunne behandle din sag eller levere den ønskede ydelse til dig. Vi skal opbevare dine oplysninger, så vi efterfølgende kan dokumentere sagens forløb. Hvor lang tid vi skal gemme dine oplysninger, afhænger af hvilken type sag det er.
Pas, kørekort samt legitimationskort
I forbindelse med udstedelse af pas og kørekort er formålet at sikre at alle oplysninger er korrekte, når passet eller kørekortet udstedes.
Du søger via en selvbetjeningsløsning / ekstern leverandør, som står for biometrien. Ansøgningen afsluttes med personlig henvendelse i Borgerservice, hvor der tages fingeraftryk, din underskrift og foto.
De oplysninger som fremkommer anvendes til understøttelse af myndighedsudøvelsen ved pas – eller kørekortudstedelsen.
Ved personlig henvendelse kan du bestille et personligt legitimationskort med foto og din underskrift.
MitID
Du kan få MitID i Borgerservice i de situationer, hvor du ikke selv kan gennemføre en bestilling.
Du vil blive stillet nogle spørgsmål som relaterer til CPR loven vedr. dig og din familie, når du skal bestille dit MitID via personligt fremmøde i Borgerservice.
Der er meget sikkerhed forbundet med udstedelsen af MitID, da vi skal sikre, at det kun er dig som benytter dit MitID.
Medbetjening/ hjælp til selvbetjeningsløsninger
Du kan booke tid til at få hjælp til de forskellige selvbetjeningsløsninger, fritagelser/undtagelser f.eks. på obligatoriske selvbetjeningsløsninger, hjælp til at søge digital fuldmagt, forskellige områder i Udbetaling Danmark, SKAT.
Fælles for løsningerne er at der kan være kontakt via eksterne leverandører på de forskellige systemer som vi benytter.
Folkeregister
Formålet er at sikre, at alle borgere i Danmark er korrekt bopælsregistreret i CPR.
Denne registrering er af betydning i en række forskellige sammenhænge i den offentlige forvaltning.
Der føres ligeledes kontrol med særligt henblik på, at offentlige ydelser i den forbindelse udbetales på korrekt grundlag.
I forbindelse med ovenstående behandler kommunen en række nødvendige personoplysninger af betydning for bopælsforholdene.
Oplysningerne anvendes til forskellige formål i forhold til understøttelse af myndighedsudøvelsen og for at yde korrekt sagsbehandling.
Sygesikring
Kalundborg Kommune udsteder sundhedskort til borgerne iht. sundhedslovens § 12. Herudover administrerer kommunen valg og skift af praktiserende læger, f.eks. i forbindelse med flytninger, i henhold til bekendtgørelsen om valg og skift af alment praktiserende læge § 4.
Kommunen administrerer desuden visse typer af refusion efter sundhedsloven i henhold til bekendtgørelse om befordring og befordringsgodtgørelse efter sundhedsloven.
Legater
Borgerservice uddeler 2 forskellige legater om året og i den forbindelse behandler kommunen en række nødvendige personoplysninger af betydning for legatuddelingen.
Kategorier af oplysninger
Hvilke kategorier/typer af personoplysninger vi behandler om dig, afhænger af din specifikke henvendelse eller vores sagsbehandlings forløb.
Vi behandler altid almindelige (ikke-følsomme) oplysninger. Det kan for eksempel dreje sig om navn, adresse og kontaktoplysninger. I mange tilfælde behandler vi også fortrolige oplysninger, såsom dit cpr. nr., helbredsforhold og sociale forhold, som har indflydelse på vores sagsbehandling/din ansøgning.
Retsgrundlaget
Grundlaget for vores behandling af oplysninger er:
- Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra a, c og e, og art. 9, stk. 2, litra a, b, f, og g.
- Databeskyttelsesloven § 8, stk. 1 og 2 litra 1-4, og stk. 5, samt § 11, stk. 1
- Retsplejeloven §115
- Offentlighedsloven §13
- Lov om Det Centrale Personregister med vejledning - CPR-loven
- Færdselsloven LBK nr 1312 af 26.11.2024
- BEK om kørekort nr 875 af 27.06.2024
- Cirkulære om kørekort nr 9163 af den 25.3.2015
- BEK om pas nr 2693 af 28.12.2021 samt LBK 86 af 19.01.2017
- Lov om offentlig digital post nr 528 af 11.6.2013 samt uddrag af BEK 2017 af den 29.10.2021 vedr. forvaltning af digital Post fra offentlige afsendere
- Lov om udstedelse af legitimationskort nr 236 af den 15.3.2017 samt BEK nr 1220 af den 21.11.2017
- BEK om Mitid til privatpersoner nr 1778 af den 1.9.2021
- L 98 af maj 2023 vedr. fravigelse fra obligatorisk digital selvbetjening
- BEK nr 816 af 18/06/2018 bekendtgørelse om befordring og befordringsgodtgørelse efter sundhedsloven
- Sundhedsloven
- Bekendtgørelse om valg og skift af alment praktiserende læge og om behandling hos læge i praksissektoren
- Bekendtgørelse af lov om planlægning
- Bekendtgørelse om folkeregistrering m.v.
Har du sendt os oplysninger om strafbare forhold er vores behandling baseret på databeskyttelseslovens § 8, stk. 1 og stk. 2, nr. 3.
Behandling af oplysninger om personnummer sker med henblik på entydig identifikation, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.
Lovgivningerne kan findes i deres helhed på:
Databeskyttelsesforordningen
Databeskyttelsesloven
Offentlighedsloven
Retsplejeloven
CPR-loven
Færdselsloven
Kørekortbekendtgørelsen
Cirkulære om kørekort
Bekendtgørelse om pas m.v.
Pasloven
Bekendtgørelse af lov om Digital Post fra offentlige afsendere
Bekendtgørelse om forvaltning af Digital Post fra offentlige afsendere
Lov om udstedelse af legitimationskort
Bekendtgørelse om udstedelse af legitimationskort
Bekendtgørelse om MitID til privatpersoner
Lov om fravigelse fra obligatorisk digital selvbetjening
Bekendtgørelse om befordring og befordringsgodtgørelse efter sundhedsloven
Sundhedsloven
Bekendtgørelse om valgfri indplacering i sikringsgrupper og udstedelse af sundhedskort m.v.
Bekendtgørelse om valg og skift af alment praktiserende læge og om behandling hos læge i praksissektoren
Planloven
Bekendtgørelse om folkeregistrering m.v.
Modtagere af dine oplysninger
Din oplysninger deles i visse tilfælde med andre kommuner eller myndigheder i form af Skatteforvaltningen, Udbetaling Danmark eller politiet, hvis Kalundborg Kommune i forbindelse med sagsbehandlingen bliver bekendt med oplysninger, der er af relevans for disse myndigheder.
I forbindelse med registreringer i Det Centrale Personregister (CPR) deles oplysninger med Digitaliseringsministeriet, der administrerer CPR. Ministeriet fungerer også som klageinstans for sager efter CPR-loven.
Borgerservice gør brug af forskellige relevante fagsystemer til at opbevarer dine oplysninger. Dette er fx CPR, eksterne leverandører af fagsystemer som alle har et højt sikkerhedsniveau gennem bl.a. firewall, kryptering, VPN, og MitID.
Personoplysninger hentes og opbevares via sikre (krypterede) forbindelser.
Det er lidt forskelligt, hvor længe oplysningerne bevares i kommunen afhængig af de sammenhænge, de har været behandlet i. Som udgangspunkt opbevares oplysningerne så længe det er relevant for sagsbehandlingen i en aktuel sag.
Oplysninger, som anvendes i forbindelse med din henvendelse i kommunen slettes som udgangspunkt 5 år efter sagen er lukket. Enkelte typer af oplysninger er vi forpligtet til at opbevare i længere tid.
Hvis du gerne vil have oplyst, hvor længe specifikke oplysninger bliver opbevaret, er du velkommen til at kontakte Borgerservice.
Borgerservice
Holbækvej 141B
4400 Kalundborg
Tlf.: 59534400
E-mail: borgerservice@kalundborg.dk
Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.
Du har følgende rettigheder:
Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger. Eksempelvis om, hvor vi har oplysningerne fra.
Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet. Du har også ret til at få dine oplysninger suppleret med yderligere oplysninger, hvis dette vil gøre dine personoplysninger mere fuldstændige og/eller ajourførte.
Ret til sletning
Som udgangspunkt må vi som offentlig myndighed ikke slette dine oplysninger, kun i ganske få tilfælde vil det kunne lade sig gøre. Kontakt os, hvis der er oplysninger som du mener skal slettes.
Ret til indsigelse
Du har ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynet vejledning om de registreredes rettigheder.
www.datatilsynet.dk
Det er Kalundborg Kommune, som er dataansvarlig, og du har altid mulighed for at kontakte os, hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger.
Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren (DPO)
Databeskyttelsesrådgiver (DPO)
Du har ret til at klage til Datatilsynet over indsamling og registrering mv. af oplysninger om dig:
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Telefon: 33 19 32 00
Dt@datatilsynet.dk