I Kalundborg Kommun køber vi samlet ind for ca. 2 mia. kr. årligt. Det er vigtigt, at disse 2 mia. kr. bruges ansvarligt – både i forhold til forvaltning af borgernes penge, men også i forhold til forvaltning af naturens ressourcer og til at fremme det etiske og sociale samfundsansvar, vi har som kommune. Derfor har vi i Kalundborg Kommune vedtaget en ambitiøs indkøbs- og udbudspolitik, som stiller krav både til os selv og vores leverandører.

I Kalundborg Kommune ønsker vi at øge fokus på balancen mellem det økonomisk forsvarlige indkøb, forsyningssikkerhed og et mere bæredygtigt og optimeret ressourceforbrug. Vi ønsker at understøtte bevægelsen væk fra en ”køb-og-smid-væk” kultur til en kultur, der i højere grad bærer præg af eller støtter op om en cirkulær tankegang, og hvor man ved hvert indkøb nøje overvejer, hvordan man skal anskaffe sig et nyt produkt – og om det overhovedet er nødvendigt og i givet fald hvad der samlet set er den mest bæredygtige løsning.

Det bæredygtighedsbegreb vi anvender i forbindelse med indkøb og udbud er det brede bæredygtighedsbegreb som er forankret i klimahandlingsplanen, Kalundborg 2050.

"Kloge indkøb med fokus på bæredygtighed og understøttelse af cirkulær økonomi.’’

Kalundborg Kommunes 2 mia. kr. i årlige indkøb er en kæmpe indkøbsmuskel. Den vil vi bruge til at påvirke indkøb og adfærd i en mere bæredygtig retning, samtidig med at vi balancerer hensynene til økonomisk forsvarlig forvaltning, forsyningssikkerhed og social ansvarlighed. I den proces bruger vi de tre pejlemærker fra KLs Fællesindkøbsstrategi for 2024-2030, samt et fjerde pejlemærke relateret til social ansvarlighed:

1. Kalundborg Kommune skaber kvalitet og værdi for borgere og medarbejdere gennem indkøb
2. Kalundborg Kommune reducerer klima- og miljøpåvirkningen fra kommunernes indkøb og forbrug
3. Kalundborg Kommune frigør råderum og skaber tid til kerneopgaven via udvikling og effektivisering af indkøbspraksis
4. Kalundborg Kommune tager socialt og etisk ansvar

Denne politik har således til formål at sikre, at Kalundborg Kommunes indkøb sker på en professionel måde, der skaber kvalitet og værdi for borgere og medarbejdere, reducerer klima- og miljøpåvirkningen, og frigør råderum til kerneopgaven gennem effektivisering og med behørig social ansvarlighed.

I Kalundborg Kommune har vi en professionel, stærk og effektiv indkøbs- og udbudsafdeling, som er med til at sikre, at de indkøb, vi foretager i kommunen, tager højde for både behov, pris og kvalitet.

Internt i Kalundborg Kommune agerer indkøbs- og udbudsafdelingen strategisk samarbejdspartner for fagcentrene og understøtter, at det tværfaglige samarbejde bliver en realitet. Ved at inddrage de relevante faggrupper i indkøbsprocessen sikrer vi, at de rette produkter og ydelser bliver indkøbt på rette tidspunkt.

I Kalundborg Kommune udvikler vi til stadighed indkøbs- og udbudsafdelingen som funktion, så den forbliver professionel, stærk og effektiv.

Eksternt prioriterer indkøbs- og udbudsafdelingen ligeledes samarbejdet med indkøbsfællesskaber, andre offentlige myndigheder samt private aktører, så vi finder de rigtige produkter til de respektive behov. I den forbindelse er Kalundborg Kommune bevidst om, at det er leverandørerne af de specifikke produkter og ydelser, som er specialister på områderne, og derfor er dette samarbejde vigtigt så vi sikrer, at de indkøb, vi foretager, er rigtige i forhold til den ønskede kvalitet og værdi. Derfor prioriterer vi markedsdialogen.

Vi arbejder bevidst med formelle-relationelle kontrakter fordi vi vægter den gode relation mellem Kalundborg Kommune som ordregiver og vores leverandører. Det gør vi for på den måde at skabe mest værdi ved indkøbet – både for Kalundborg Kommune, men også for leverandøren, så aftalen er attraktiv for begge parter.

Det er vores opfattelse, at man på den måde sikrer den bedste kvalitet i aftalerne til den rigtige pris.

Det gode samarbejde både internt og eksternt resulterer i bedre og brugbare indkøbsaftaler, som betyder produkter og ydelser af høj kvalitet, som i sidste ende opfylder borgernes behov og interesser på bedst mulig vis.

I Kalundborg Kommune har vi vedtaget en ambitiøs og grøn klimahandlingsplan, Kalundborg 2050. I overensstemmelse med klimahandlingsplanen sørger Kalundborg Kommune for at inddrage relevante miljøhensyn når kommunen foretager et indkøb, for hver gang, vi foretager et indkøb, påvirker det klimaet og miljøet.

For Kalundborg Kommune er det vigtigt, at hele indkøbets livscyklus tages i betragtning. Det betyder, at vi ser på produktet eller ydelsen ”fra vugge til grav”, når vi forfølger vores ambition om kontinuerligt at udskifte miljøbelastende produkter med mindre miljøbelastende produkter.

Det betyder også at vi er opmærksomme på cirkulær økonomi. I vores egne udbud stiller vi krav, som forpligter tilbudsgiverne i henhold til klimahandlingsplanen, men ”det grønne indkøb” handler i høj grad også om adfærd i hverdagen. Her er Kalundborg Kommunes indkøbs- og udbudsafdeling med til at sikre, at både indkøbs- og forbrugsadfærden i Kalundborg Kommune konstant er et fokusområde.

I Kalundborg Kommune er det første vi gør dog grundigt at vurdere det konkrete behov, herunder behovet for at købe nyt. Det grønneste og økonomisk mest forsvarlige indkøb er det indkøb, du ikke foretager.

Vi kalder det Nøjsomhed og rettidig omhu og bruger aktivt begreberne i indkøbshverdagen i Kalundborg Kommune. Vi tager udgangspunkt i KL’s indkøbs- og forbrugshieraki som er en ”trappe”, der kan hjælpe os i vores vurdering af, hvordan vi skal gøre vores indkøb.

Når vi har konstateret, hvordan vi skal gøre vores indkøb, sørger vi for i vores udbud at medtage innovationsklausuler hvor det er relevant. På den måde forpligter vi os selv og leverandøren til hele tiden at have fokus på de områder, som konstant udvikler sig i en mere bæredygtig retning. Derved sikrer vi, at vi løbende i en aftaleperiode kan optimere aftalen til gavn for alle parter.

• Har vi adgang til at købe produkterne brugt?

• Kan vi genbruge produkter, fx. fra andre steder i vores organisation?
• Kan vi låne produkter fra andre steder i vores organisation?
• Kan vi reparere og istandsætte produkterne?
• Kan vi bruge produkterne i længere tid, end vi gør i dag?

• Kan vi forbruge mindre og samtidig løse kerneopgaven?
• Kan vi undgå éngangsprodukter?

• Kan vi gentænkte opgaveløsningen, så vi løser behovet og opnår målet uden at købe ind?

Kalundborg Kommunes professionelle, stærke og effektive indkøbs- og udbudsafdeling, som har fokus på tværfagligt samarbejde, er med til at sikre, at kerneopgavekompetencerne bliver i de respektive fagområder. I Kalundborg Kommune er vi med i det tværkommunale samarbejde på udbudsområdet i Region Sjælland – Fællesudbud Sjælland (FUS) - ligesom vi tilslutter os relevante fællesforpligtende aftaler, som udarbejdes af Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI).

Derudover er vi en del af Digitaliseringsforeningen Sjælland (DIGIT). Med vores aktive deltagelse og bidrag ind i disse samarbejder optimerer vi ressourcerne og sikrer, at der ikke går unødig tid fra netop kerneopgaverne rundt omkring i fagcentrene.

Ved at deltage i fællesforpligtende aftaler både i FUS-, SKI- og DIGIT-regi opnås de bedste priser, attraktive kontraktvilkår og sikring af bæredygtige hensyn. Samtidig undgår Kalundborg Kommune at bruge ressourcer på at gennemføre selve udbuddet og indkøbskræfterne kan anvendes til andre vigtige indkøbsopgaver.

Nogle områder kan dog eksempelvis være for unikke eller små til at det giver mening, at der indgås fællesforpligtende aftaler på området. På de områder hvor det konkret giver bedre mening sørger vi i Kalundborg Kommune for at søge markedet for lokale leverandører, der vil kunne løfte opgaven. Her er markedsdialogen og de lokale samarbejder i fokus, så vi sikrer, at de krav, vi opstiller i et udbud eller en tilbudsindhentning er realistiske for selv den mindre eller lille leverandør – alt sammen naturligvis inden for rammerne af udbudsreglerne.

I Kalundborg Kommune har vi stort fokus på, at de interne transaktionsomkostninger, der er forbundet med et indkøb, minimeres. Et indkøb i en fysisk butik eller på en leverandørs hjemmeside kræver samlet set langt flere ressourcer end et indkøb, der foretages i en kommunes e-handelssystem (indkøbssystem). Med et brugervenligt indkøbssystem gør vi det nemt at købe ind. Indkøbet fortages hurtigt og effektivt i systemet for at bruge mindst mulige ressourcer på indkøbet og flest mulige ressourcer på kerneopgaven. Indkøb med pædagogisk sigte kan fortsat foretages i fysiske butikker.

Indkøbssystemet fungerer ikke uden et tilknyttet kontraktstyringssystem, som giver indkøbs- og udbudsafdelingen mulighed for professionelt at kontraktstyre de registrerede aftaler. På den måde sker der løbende opfølgning af blandt andet korrekte priser, kontraktoverholdelse (compliance) mv. Det er god forvaltning af skatteborgernes penge.

Et indkøb i Kalundborg Kommune skal effektivt løse en konkret efterspørgsel efter en vare eller tjenesteydelse, der ved inddragelse af miljø- og klimahensyn bidrager til den grønne omstilling, men et indkøb i Kalundborg Kommune skal også være socialt og etisk ansvarligt.

I vores indkøb sørger vi for, at vores leverandører er garanter for ordentlige arbejdsbetingelser – både hvad angår arbejdsforhold og løn. Vi sikrer dette ved at stille relevante krav i vores udbud og tilbudsindhentninger.

Vi har produktets eller ydelsens livscyklus for øje, så betingelserne gør sig også gældende for vores leverandørers eventuelle (under)leverandører (kædeansvar) og vi er også opmærksom på forholdene omkring bortskaffelse.

Kalundborg Kommune ønsker derudover at bidrage til at gøre arbejdsmarkedet mere rummeligt. Udover at efterleve bestemmelserne i udbudsloven om i vores aftaler at stille krav til anvendelse af personer under oplæring, sætter vi derfor fokus på mulighederne for i vores indkøb på særligt bygge- og anlægsområdet at skabe flere lærlinge- og praktikpladser og muliggøre ansættelse på særlige vilkår, ligesom vi med afsæt i kommunens socialøkonomiske og virksomhedsrettede rummelighedsstrategi har særlig øje for social økonomiske virksomheder.